Schritt 1 von 8
FLOW · erst messen
Find — die Kandidaten finden
F ist Sammeln, nicht Auswählen. Der Schritt endet mit einer Liste, nicht mit einem Sieger. Das klingt nach einer Formalie und ist der Grund, warum die meisten Optimierungsvorhaben am falschen Prozess arbeiten: Wer sofort priorisiert, priorisiert nach Lautstärke, weil noch keine Zahl da ist, nach der man sortieren könnte.
Gesucht wird nicht der schlimmste Prozess, sondern das vollständige Feld. Ein Kandidat, der in F fehlt, kann in L nicht gewinnen — und die teuersten Prozesse fallen erfahrungsgemäß auf, weil sie viel laufen, nicht weil sie ärgern.
- Beantwortet die Frage
- Welche Prozesse kommen überhaupt infrage?
- Ergebnis des Schritts
- Eine Liste von fünf bis fünfzehn Prozessen, jeder mit Auslöser, Ergebnis und ungefährer Jahresmenge. Keine Reihenfolge, keine Bewertung.
So wird der Schritt durchgeführt
Den Umfang festlegen
Eine Abteilung, ein Auftragstyp, ein Quartal. Wer „alle Prozesse im Unternehmen“ sagt, bekommt eine Liste, die niemand abarbeitet. Der Umfang gehört schriftlich fixiert, sonst wandert er während der Erhebung.
Drei Spuren gleichzeitig lesen
Stau: Wo liegen Vorgänge herum, wo wird nachgefasst, wo gibt es Wiedervorlagen? Handarbeit: Wo werden Daten von Hand aus einem System in ein anderes übertragen? Beschwerde: Worüber wird geklagt, von wem, wie oft? Jede Spur findet andere Prozesse; zwei Spuren allein liefern ein schiefes Feld.
Fragen, nicht ableiten
Gesprochen wird mit denen, die den Prozess ausführen, nicht mit denen, die ihn beschreiben können. Drei Fragen reichen für den Anfang: Was hat Sie diese Woche am meisten aufgehalten? Was tippen Sie regelmäßig ein zweites Mal ab? Worauf warten Sie am längsten?
Jeden Kandidaten in einem Satz festhalten
Auslöser, Ergebnis, ungefähre Menge pro Jahr. Mehr nicht. Wer hier schon Schrittfolgen aufnimmt, verbringt Tage mit Prozessen, die in L ohnehin ausscheiden.
Nicht bewerten
Die Versuchung, schon zu sortieren, ist am Ende dieses Schritts am größten — die Eindrücke sind frisch und einer davon ist der lauteste. Sortiert wird in L, mit Euro.
Fertig, wenn
- Jeder Kandidat hat einen Auslöser und ein Ergebnis, beides in einem Satz.
- Für jeden Kandidaten liegt eine grobe Jahresmenge vor. Geschätzt ist erlaubt, geraten nicht — die Größenordnung muss jemand verantworten.
- Mindestens eine Person, die den Prozess ausführt, hat ihn bestätigt.
- Doppelnennungen sind zusammengefasst: Zwei Abteilungen, die denselben Ablauf verschieden nennen, sind ein Kandidat.
Der typische Fehler
Mit dem lautesten Prozess anfangen
Wer sich am lautesten beschwert, hat nicht den teuersten Prozess, sondern den ärgerlichsten. Ärger entsteht durch Unterbrechungen und Rückfragen, Kosten entstehen durch Menge. Ein Vorgang, der zwölfmal im Jahr nervt, wiegt weniger als einer, der zweitausendmal im Jahr fünf Minuten kostet — und niemand beschwert sich über fünf Minuten. In F ist beides gleich viel wert: eine Nennung.
Was sich selbst rechnen lässt
Der Engpass-Rechner stellt die Fragen aus diesem Schritt strukturiert und sortiert die Antworten. Er ersetzt die Gespräche nicht; er sorgt dafür, dass keine der drei Spuren vergessen wird.
Der Schritt, durchgerechnet
Jede Musteranalyse beginnt mit einem Prozess, der aus einem solchen Feld ausgewählt wurde. Der Abschnitt „Ausgangslage“ nennt Auslöser, Menge und Anlass — genau die drei Angaben, die in F je Kandidat entstehen.
Die Analysen sind konstruierte Modelle, keine Kundenprojekte. Ihre Zahlen zeigen, wie eine Messung aussähe — sie sind keine für jemanden erzielten Ergebnisse.
- MusteranalyseAN-2026-08
Die Vertriebsleitung, die in zwei Kästen steht
Eine Verpackungsdruckerei misst den Weg von der Bestellung bis zur Auftragsbestätigung. Der Engpass ist die Bonitätsprüfung. Der zweite Befund ist eine Rolle, die sich zwei Schritte teilen, und er wird erst zur Maßnahme, wenn der erste erledigt ist.
- MusteranalyseAN-2026-07
Der lauteste Prozess im Haus ist nicht der teuerste
Ein Ingenieurbüro will den Urlaubsantrag digitalisieren. Die Messung gibt der Kritik recht und der Investition trotzdem nicht. Der Prozess ist langsam, aber billig.
- MusteranalyseAN-2026-06
Die Wertgrenze von 500 Euro, die niemand mehr angefasst hat
Ein Kunststoffverarbeiter lässt jede Bestellung über 500 € von der Geschäftsführung zeichnen. Die Grenze ist alt, die Preise sind es nicht. Vier von fünf Bestellungen laufen durch ein Tor, das zweimal in der Woche aufgeht.
Zum Weiterlesen
Der eine teuerste Engpass: So finden Sie den Prozess, der Sie wirklich Geld kostet
Nicht zehn Baustellen parallel, sondern den einen teuersten Engpass zuerst. So finden und priorisieren Sie den Prozess, der wirklich Geld kostet – die F-Phase der FLOWREFY-Methode.
Prozesslandkarte erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung
Eine Prozesslandkarte verschafft Überblick über alle Geschäftsprozesse. Diese Anleitung zeigt, wie Sie systematisch vorgehen - mit Vorlagen und Praxistipps.
Workflow-Digitalisierung im Mittelstand: Leitfaden
Wie mittelständische Unternehmen ihre Workflows digitalisieren - mit begrenztem Budget, wenig IT-Kapazität und trotzdem erfolgreich.
Häufige Fragen
Fünf bis fünfzehn. Unter fünf ist der Umfang zu eng gefasst und die Auswahl in L bedeutungslos. Über fünfzehn wird L teurer als sein Ergebnis, weil jeder Kandidat dort eine eigene Rechnung bekommt.
Nein. Process Mining setzt voraus, dass ein Prozess bereits in einem System läuft und dort Spuren hinterlässt. Die Prozesse, die am meisten kosten, laufen erfahrungsgemäß in Tabellen, E-Mail-Postfächern und im Kopf einzelner Leute. Für diesen Schritt sind Gespräche die verlässlichere Quelle.
Das ist ein Fund, kein Problem. Zwei Beschreibungen desselben Ablaufs, die nicht zusammenpassen, deuten meist auf einen Medienbruch oder eine ungeklärte Zuständigkeit — beides taucht später in R und E wieder auf. In F wird es notiert und der Kandidat bleibt einer.
Wenn Sie wissen wollen, was Ihr Prozess kostet: messen Sie ihn.
Beginnen Sie mit der kostenlosen Diagnose oder laden Sie FlowVisual. Wenn Sie danach mit jemandem sprechen wollen, sind wir erreichbar.
Remote · Festpreis · Ergebnis in Euro