Der lauteste Prozess im Haus ist nicht der teuerste
Ein Ingenieurbüro will den Urlaubsantrag digitalisieren. Die Messung gibt der Kritik recht und der Investition trotzdem nicht. Der Prozess ist langsam, aber billig.
Der Self-Service würde wirken. Die Durchlaufzeit fiele um 73 %. Er würde sich trotzdem nicht rechnen: 310 Anträge im Jahr à 18 Minuten tragen keine 11.500 € Einführung plus 2.600 € Lizenz.
4,8Arbeitstage
In 8 von 10 Fällen zwischen 2,7 und 10,2 Tagen.
Genehmigung Teamleitung
In 61 von 100 simulierten Durchläufen war dieser Schritt der Bremsklotz.
4.000 €
Pro Jahr. Geschätzt zwischen 3.500 € und 4.500 €.
1.500 €
Pro Jahr — dem stünden 11.500 € Einführungskosten gegenüber. Es lohnt sich nicht.
Urlaubsantrag
- Branche
- Ingenieurbüro
- Größe
- 48 Mitarbeitende
- Fälle pro Jahr
- 310
- Vollkostensatz
- 62 € / h
- Simulierte Durchläufe
- 120.000
- Stand
- August 2026
Der Urlaubsantrag ist im Haus das Standardbeispiel für „bei uns geht nichts digital“. Vier Papierwege, im Median fast fünf Arbeitstage bis zur Rückmeldung, im Sommer deutlich länger. Ein Anbieter bietet ein Self-Service-Modul an: 11.500 € Einführung, 2.600 € Lizenz im Jahr.
Vor der Unterschrift wird gerechnet: 310 Anträge im Jahr, fünf Schritte, drei Rollen, 62 € Vollkostensatz. Die Anträge kommen saisonal. Vor den Sommerferien und vor Weihnachten sind es fast doppelt so viele wie im Februar. Modelliert und über 120.000 Läufe simuliert.
Der Ablauf, so wie er wirklich läuft
Der Prozess, wie er in FlowVisual modelliert wurde. ↯ markiert einen Medienbruch — die Stelle, an der Daten von Hand aus einem System ins nächste wandern.
| Schritt | Rolle | System | Dauer P10–P90 | Engpass |
|---|---|---|---|---|
| 01Antrag ausfüllen | Mitarbeitende | Papierformular↯ | 3–7 min | 0 % |
| 02Genehmigung TeamleitungEngpass | Teamleitung | Papier↯ | 1–4 min | 61 % |
| 03Prüfung Resturlaub | Personal | Excel↯ | 2–19 min | 39 % |
| 04Eintrag Zeitwirtschaft | Personal | Zeiterfassung↯ | 2–6 min | 0 % |
| 05Rückmeldung | Personal | 1–3 min | 0 % |
120.000 Läufe, eine eindeutige Antwort
Jede Grafik zeigt Vorher gegen Nachher. Die Werte stehen an den Balken — die Farbe ist ein zweites Signal, nie das einzige.
20
Anträge/Woche
2 %
2,7–10,2Arbeitstage
Genehmigung Teamleitung — 61 %
Die Klage stimmt. Die Durchlaufzeit liegt im Median bei 4,8 Arbeitstagen, im P90 bei 10,2. In 61 % der Läufe ist die Genehmigung durch die Teamleitung der Engpass. Der Grund liegt im Prozess selbst: In der Hauptsaison ist der Genehmiger überdurchschnittlich oft nicht da, weil er ebenfalls Urlaub hat.
Die zweite Wartezeit ist ein Takt, keine Last: Die Personalabteilung arbeitet Urlaubsanträge dienstags und donnerstags im Stapel ab. Dieser Schritt ist in 39 % der Läufe der Engpass.
Und jetzt die Zahl, um die es geht. Ein Antrag kostet 18 Minuten Arbeit, verteilt auf vier Personen. Keine Rolle liegt über 30 % Auslastung; an 2 % der Arbeitstage steht mehr offen als zu schaffen wäre.
Vermeidbar sind davon rund 13 Minuten je Antrag: das Papierformular, die Prüfung in der Tabelle, das Abtippen, die Rückmeldung. Bei 310 Anträgen im Jahr macht das rund 4.000 €. Das sind die gesamten zurechenbaren Kosten dieses Prozesses.
Das simulierte Self-Service-Szenario
Statt zu kaufen und zu hoffen, wurde das Angebot im Modell durchgerechnet, und zwar so wohlwollend, wie der Anbieter es beschreibt: Antrag im Portal, den Resturlaub rechnet das System, der Eintrag in die Zeitwirtschaft läuft nachts im Stapel, die Rückmeldung geht automatisch raus. Nur die Genehmigung bleibt ein Mensch.
Jeder zwölfte Antrag bliebe trotzdem ein Fall für die Personalabteilung. Überzogener Resturlaub, Sonderurlaub, Korrektur. Dieser Rest ist in der Gegenrechnung abgezogen; sonst fiele die Ersparnis um ihn zu hoch aus.
Durchlaufzeit im Median minus 73 %
- Wie lange es dauert
- 4,8 → 1,3 Arbeitstage
- Durchsatz
- 20 → 49
- Tage über Kapazität
- 2 % → 0 %
- Ersparnis pro Jahr
- 1.500 €
Der Eingriff würde wirken, und zwar deutlich. Die Durchlaufzeit im Median fiele von 4,8 auf 1,3 Arbeitstage. Minus 73 %. Das P90 fiele von 10,2 auf 2,2, die Bearbeitungszeit von 18 auf 5 Minuten je Antrag. Der Engpass bliebe die Genehmigung, weil nur sie noch ein Mensch ist; daneben stünde ein Schritt, der null Minuten Arbeit kostet und trotzdem einen halben Tag: die nächtliche Übernahme in die Zeitwirtschaft.
Und trotzdem. Die Arbeitszeitersparnis läge bei rund 4.000 € im Jahr. Davon gingen 2.600 € Lizenz ab. Übrig blieben etwa 1.500 €. Dem stünden 11.500 € Einführung gegenüber. Die Amortisation läge bei knapp acht Jahren.
Die Empfehlung wäre deshalb: nicht kaufen, jedenfalls nicht mit dieser Begründung. Die Rechnung kippt bei rund 490 Anträgen im Jahr, also grob ab 75 Mitarbeitenden. Bis dahin ist der Urlaubsantrag der lauteste Prozess im Haus, nicht der teuerste. Und die bessere Frage lautet nicht „wie beschleunigen wir ihn“, sondern „welcher unserer Prozesse ist eigentlich der teuerste“.
Zwei Ausnahmen stehen ausdrücklich daneben. Erstens: Wird die Zeitwirtschaft ohnehin ersetzt, ist das Modul ein Aufpreis und keine Einführung. Dann ändert sich die Rechnung vollständig. Zweitens: Vier Tage weniger Wartezeit lassen sich nicht in Euro schreiben und zählen trotzdem. Diese Analyse bestreitet den Nutzen nicht, sie beziffert ihn.
Der Fall steht im Archiv, weil der vierte Schritt der Methode „abwägen“ heißt und nicht „begründen“. Auch „nichts tun“ ist ein Ergebnis.
Was diese Analyse nicht kann
Jede Messung hat Grenzen. Eine Messung, die sie verschweigt, ist Werbung.
- 01
Diese Analyse ist eine Musteranalyse. Prozess, Rollen, Mengen und Angebotspreise sind konstruiert, nicht bei einem Kunden erhoben.
- 02
Die vermeidbaren Minuten sind gegen eine mitgerechnete Gegenrechnung bestimmt (derselbe Antrag im Self-Service, Schritt für Schritt), nicht gegen null. Auch digital kostet ein Antrag Zeit.
- 03
Einführungs- und Lizenzkosten sind gesetzte Angebotswerte. Wer ein günstigeres Angebot hat, verschiebt den Kipppunkt nach unten; wer Schnittstellen braucht, nach oben.
- 04
Weiche Wirkungen wie Zufriedenheit, Planbarkeit und weniger Rückfragen im Team sind nicht in Euro bewertet. Sie können die Entscheidung trotzdem tragen. Nur begründen sie dann eine andere Rechnung als die hier gezeigte.
- 05
„Tage über Kapazität“ heißt hier: An so vielen Arbeitstagen steht am Feierabend in mindestens einer Rolle mehr Arbeit offen, als diese Rolle an einem Tag schafft.
- 06
„Durchsatz“ ist die Obergrenze, die die knappste Rolle zulässt, nicht die tatsächliche Menge. Die liegt bei gut 6 Anträgen in der Woche. Der Sprung auf 49 heißt nicht, dass mehr Anträge kämen. Er heißt, dass die Sommerspitze nicht mehr auffiele.
- 07
P10–P90 ist keine Worst-Case-Betrachtung. In 10 % der Fälle dauert es länger als der P90-Wert.
Ihr Prozess wird anders aussehen.
Diese Analyse ist ein Muster. Ihre Zahlen sind es nicht. Mit FlowVisual modellieren Sie Ihren eigenen Prozess und bekommen dieselbe Auswertung — auf Ihrem Rechner, mit Ihren Werten.