Prozesslandkarte erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung [2025]

Eine Prozesslandkarte ist das Fundament für systematische Prozessverbesserung. Sie zeigt auf einen Blick, wie Ihr Unternehmen funktioniert - welche Prozesse existieren, wie sie zusammenhängen und wo Optimierungspotenzial liegt.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt zur eigenen Prozesslandkarte - pragmatisch, ohne akademische Theorie und mit konkreten Beispielen.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte (auch: Prozessmodell, Process Map) ist eine visuelle Darstellung aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens auf einer übergeordneten Ebene.

Was sie zeigt:

• Alle wesentlichen Prozesse des Unternehmens
• Kategorisierung nach Prozesstypen
• Zusammenhänge zwischen Prozessen
• Schnittstellen und Abhängigkeiten

Was sie NICHT zeigt:

• Detaillierte Arbeitsschritte
• Verantwortlichkeiten auf Mitarbeiterebene
• IT-Systeme und Tools
• Zeitabläufe

Vergleich: Die Prozesslandkarte ist wie ein Stadtplan - sie zeigt Stadtteile und Hauptstraßen, aber nicht jede einzelne Haustür.

Warum brauchen Sie eine Prozesslandkarte?

Vorteile einer Prozesslandkarte

1. Transparenz schaffen

• Alle sehen, welche Prozesse existieren
• Keine "versteckten" Prozesse mehr
• Gemeinsames Verständnis im Unternehmen

2. Optimierungspotenzial erkennen

• Doppelarbeit identifizieren
• Lücken finden
• Engpässe sichtbar machen

3. Basis für Digitalisierung

• Strukturierte Grundlage für Automatisierung
• Priorisierung von Digitalisierungsprojekten
• Schnittstellenanalyse

4. Onboarding und Wissenstransfer

• Neue Mitarbeiter verstehen das Unternehmen schneller
• Wissen wird dokumentiert
• Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen

5. Compliance und Zertifizierung

• Nachweis für ISO-Zertifizierungen
• Basis für Prozess-Audits
• Dokumentationspflichten erfüllen

Prozesstypen verstehen

Bevor Sie starten, sollten Sie die drei Prozesstypen kennen:

1. Kernprozesse (Wertschöpfung)

Die Prozesse, die direkt zur Leistungserbringung beitragen - das, wofür Kunden bezahlen.

Beispiele:

• Produktion/Fertigung
• Dienstleistungserbringung
• Produktentwicklung
• Vertrieb und Verkauf
• Auftragsabwicklung

Merkmale:

• Direkt wertschöpfend
• Kundenorientiert
• Umsatzgenerierend

2. Managementprozesse (Steuerung)

Die Prozesse, die das Unternehmen steuern und die Richtung vorgeben.

Beispiele:

• Strategieentwicklung
• Unternehmensplanung
• Qualitätsmanagement
• Risikomanagement
• Controlling

Merkmale:

• Planend und steuernd
• Unternehmensweit
• Langfristorientiert

3. Unterstützungsprozesse (Support)

Die Prozesse, die Kernprozesse ermöglichen, aber nicht direkt wertschöpfend sind.

Beispiele:

• IT-Services
• Personalwesen/HR
• Buchhaltung/Finanzen
• Einkauf
• Facility Management

Merkmale:

• Intern orientiert
• Dienstleistung für andere Prozesse
• Standardisierbar

Prozesslandkarte erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Vorbereitung (1-2 Tage)

Team zusammenstellen

• Projektleiter (Sie oder jemand mit Prozess-Know-how)
• Vertreter aus jeder Abteilung
• Geschäftsführung für Freigabe

Scope definieren

• Welcher Unternehmensbereich? (Gesamtunternehmen, Standort, Abteilung)
• Welche Detailtiefe?
• Zeitrahmen für das Projekt

Material vorbereiten

• Whiteboard oder digitales Tool
• Post-its oder digitale Karten
• Bestehende Dokumentation sammeln

Schritt 2: Prozesse sammeln (2-4 Tage)

Methode A: Workshop (empfohlen)

1. Laden Sie Vertreter aller Abteilungen ein
2. Jeder schreibt seine Prozesse auf Post-its
3. Fragen Sie:
   • Was sind Ihre Hauptaufgaben?
   • Welche wiederkehrenden Abläufe gibt es?
   • Womit verbringen Sie die meiste Zeit?
4. Sammeln Sie alle Post-its an einer Wand

Methode B: Interviews

1. Führen Sie 30-60min Gespräche mit Abteilungsleitern
2. Fragen Sie nach:
   • Hauptaufgaben der Abteilung
   • Input (Was brauchen Sie von anderen?)
   • Output (Was liefern Sie an andere?)
   • Schnittstellen

Methode C: Dokumentenanalyse

Sichten Sie:

• Organigramm
• Stellenbeschreibungen
• Bestehende Prozessdokumentation
• QM-Handbuch

Praxis-Tipp: Kombinieren Sie die Methoden. Workshop für den Überblick, Interviews für Details.

Schritt 3: Prozesse kategorisieren (1 Tag)

Sortieren Sie alle gesammelten Prozesse in die drei Kategorien:

Kategorie	Typische Prozesse
Kernprozesse	Vertrieb, Produktion, Entwicklung, Lieferung
Managementprozesse	Strategie, Planung, Qualität, Controlling
Unterstützungsprozesse	IT, HR, Finanzen, Einkauf, Facility

Dabei prüfen:

• Ist das wirklich ein eigenständiger Prozess oder ein Teilprozess?
• Gibt es Dopplungen (verschiedene Namen für dasselbe)?
• Fehlen offensichtliche Prozesse?

Schritt 4: Struktur erstellen (1 Tag)

Standard-Layout einer Prozesslandkarte:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│                  MANAGEMENTPROZESSE                     │
│  Strategie │ Planung │ Qualität │ Controlling │ Risiko │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
                           │
                           ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    KERNPROZESSE                         │
│                                                         │
│  Marketing → Vertrieb → Auftragsabwicklung → Service   │
│              ↓                                          │
│         Produktion → Lieferung                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
                           │
                           ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│               UNTERSTÜTZUNGSPROZESSE                    │
│     IT │ HR │ Finanzen │ Einkauf │ Facility            │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Schritt 5: Zusammenhänge darstellen (1-2 Tage)

Verbindungen einzeichnen

• Welche Prozesse liefern Input für andere?
• Wo sind die Hauptschnittstellen?
• Welche Prozesse laufen parallel?

Aber nicht übertreiben: Zu viele Pfeile machen die Karte unlesbar. Fokussieren Sie auf die wichtigsten Verbindungen.

Schritt 6: Validierung (1-2 Tage)

Review mit Stakeholdern:

1. Präsentieren Sie die Prozesslandkarte
2. Fragen Sie:
   • Ist das vollständig?
   • Stimmen die Bezeichnungen?
   • Fehlt etwas Wesentliches?
3. Arbeiten Sie Feedback ein

Final-Check:

• Kann ein neuer Mitarbeiter das verstehen?
• Bildet es die Realität ab?
• Ist die Detailtiefe konsistent?

Tools für Prozesslandkarten

Einfache Lösungen

Microsoft PowerPoint / Google Slides

• Vorteile: Jeder kennt es, schnell erstellt
• Nachteile: Keine Prozess-Features, schwer zu pflegen
• Ideal für: Einmalige Präsentationen, kleine Unternehmen

Miro / Mural

• Vorteile: Kollaborativ, flexibel, gut für Workshops
• Nachteile: Keine Prozessnotation, kann unübersichtlich werden
• Ideal für: Workshops, agile Teams

Lucidchart / draw.io

• Vorteile: Gute Diagramm-Features, kostenlose Optionen
• Nachteile: Manuell, keine Prozess-Datenbank
• Ideal für: Kleine bis mittlere Unternehmen

Professionelle BPM-Tools

Signavio

• Vorteile: BPMN-Standard, Kollaboration, Analyse
• Nachteile: Teuer, Lernkurve
• Ideal für: Große Unternehmen, ISO-Zertifizierung

ARIS

• Vorteile: Umfassend, Industriestandard
• Nachteile: Komplex, teuer
• Ideal für: Enterprise, komplexe Organisationen

Camunda Modeler

• Vorteile: Kostenlos, BPMN 2.0
• Nachteile: Technisch, keine Kollaboration
• Ideal für: Prozessautomatisierung, IT-nahe Teams

Unsere Empfehlung nach Unternehmensgröße

Größe	Tool	Begründung
<20 MA	draw.io, Miro	Kostenlos, einfach
20-100 MA	Lucidchart, Miro	Gute Balance
100-500 MA	Signavio, Lucidchart	Professionell, skalierbar
>500 MA	ARIS, Signavio	Enterprise-Features

Prozesslandkarte pflegen

Eine Prozesslandkarte ist nur wertvoll, wenn sie aktuell ist.

Aktualisierungstrigger definieren

Bei diesen Ereignissen prüfen:

• Organisationsänderungen
• Neue Produkte/Services
• Neue IT-Systeme
• Prozessoptimierungsprojekte
• Mindestens 1x jährlich Review

Verantwortlichkeiten klären

• Process Owner: Verantwortlich für "seinen" Prozess
• BPM-Verantwortlicher: Hütet die Gesamtlandkarte
• Alle Mitarbeiter: Melden Änderungen

Versionierung

• Datum der letzten Änderung
• Version (1.0, 1.1, 2.0...)
• Änderungshistorie

Von der Landkarte zur Optimierung

Die Prozesslandkarte ist der Startpunkt - nicht das Ziel.

Nächste Schritte nach der Erstellung

1. Priorisieren

Bewerten Sie jeden Prozess:

• Strategische Bedeutung (hoch/mittel/niedrig)
• Optimierungspotenzial (hoch/mittel/niedrig)
• Aufwand für Verbesserung (hoch/mittel/niedrig)

2. Deep Dives

Für priorisierte Prozesse:

• Detaillierte Prozessdokumentation
• Ist-Analyse (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten)
• Schwachstellenanalyse
• Soll-Konzept

3. Automatisierungspotenzial identifizieren

Fragen Sie für jeden Prozess:

• Ist der Prozess repetitiv?
• Gibt es klare Regeln?
• Wie hoch ist das Volumen?
• Welche Systeme sind beteiligt?

Häufige Fehler vermeiden

1. Zu detailliert starten

Problem: Die Landkarte wird zum Flussdiagramm mit 200 Kästchen.

Lösung: Auf oberster Ebene bleiben. 15-30 Prozesse sind typisch.

2. Ist-Zustand ignorieren

Problem: Die Landkarte zeigt, wie es sein sollte - nicht wie es ist.

Lösung: Erst IST dokumentieren, dann SOLL planen.

3. Keine Ownership

Problem: Die Landkarte verstaubt in der Schublade.

Lösung: Klare Verantwortlichkeiten, regelmäßige Reviews.

4. Tool vor Inhalt

Problem: Wochen mit Tool-Auswahl verbringen.

Lösung: Mit einfachem Tool starten, später migrieren.

5. Alleingang

Problem: Eine Person erstellt die Landkarte ohne Input.

Lösung: Workshops, Interviews, breite Einbindung.

Praxisbeispiel: Mittelständischer Maschinenbauer

Ausgangssituation:

• 80 Mitarbeiter
• Keine dokumentierten Prozesse
• Wachstum führt zu Chaos
• ISO-Zertifizierung geplant

Vorgehen:

1. Workshop mit Abteilungsleitern (4 Stunden)

   • 45 Prozesse gesammelt
   • Erste Kategorisierung

2. Konsolidierung (2 Tage)

   • Auf 22 Hauptprozesse verdichtet
   • In Standard-Struktur gebracht

3. Visualisierung mit Miro (1 Tag)

   • Prozesslandkarte erstellt
   • Hauptschnittstellen markiert

4. Review mit Geschäftsführung (2 Stunden)

   • 3 fehlende Prozesse ergänzt
   • Freigabe erteilt

Ergebnis:

• Prozesslandkarte mit 25 Prozessen
• Grundlage für ISO-Zertifizierung
• 5 Prozesse für Optimierung priorisiert
• Onboarding-Dauer für neue Mitarbeiter -30%

Prozesslandkarte Vorlage

Grundstruktur zum Kopieren

Managementprozesse:

• Strategische Planung
• Unternehmenssteuerung
• Qualitätsmanagement
• Risikomanagement
• Compliance

Kernprozesse (branchenspezifisch anpassen):

• Marketing
• Vertrieb / Akquise
• Auftragsabwicklung
• Produktion / Leistungserbringung
• Lieferung / Projektabschluss
• Kundenservice

Unterstützungsprozesse:

• Personalmanagement
• Finanz- und Rechnungswesen
• IT-Management
• Einkauf
• Facility Management
• Recht / Vertragsmanagement

Fazit

Eine Prozesslandkarte ist kein Selbstzweck - sie ist ein Werkzeug für Transparenz und Verbesserung. Der größte Fehler ist, sie perfekt machen zu wollen. Starten Sie mit einer 80%-Lösung und verbessern Sie iterativ.

Ihre nächsten Schritte:

1. Team zusammenstellen (2-3 Personen)
2. 2-Stunden-Workshop für Prozesssammlung
3. Erste Version in Miro oder draw.io erstellen
4. Feedback einholen und anpassen
5. Regelmäßiges Review einplanen

Weiterführende Ressourcen:

• Prozessautomatisierung als nächster Schritt
• Workflow-Digitalisierung im Mittelstand

Sie möchten Ihre Prozesse systematisch erfassen und optimieren? Wir moderieren Ihre Workshops, erstellen die Prozesslandkarte und identifizieren Automatisierungspotenziale - pragmatisch und ergebnisorientiert.