Schritt 6 von 8
REFY · dann verfeinern
Enable — Rollen klarziehen
Die meisten Engpässe, die wie Kapazitätsprobleme aussehen, sind Zuständigkeitsprobleme. Ein Vorgang liegt nicht, weil niemand Zeit hat, sondern weil niemand sicher ist, ob er entscheiden darf.
E kostet nichts außer Gesprächen und steht deshalb vor der Technik. Das ist keine Reihenfolge aus Prinzip: Jedes Werkzeug bildet die Zuständigkeit ab, die es vorfindet. Ist sie unklar, bildet es die Unklarheit ab — und schreibt sie fest.
- Beantwortet die Frage
- Wer entscheidet, wer führt aus, wer wird nur informiert?
- Ergebnis des Schritts
- Für jeden verbliebenen Schritt genau eine verantwortliche Rolle, eine benannte Vertretung und eine Entscheidungsgrenze.
So wird der Schritt durchgeführt
Je Schritt eine Rolle benennen, keine Abteilung
„Der Einkauf entscheidet“ ist keine Zuständigkeit, sondern eine Adresse. Zuständig ist eine Rolle, die eine Person ausfüllt und die im Zweifel namentlich benannt werden kann.
Entscheidung und Ausführung trennen
Wer entscheidet, muss nicht ausführen. Werden beide in einer Person zusammengelegt, weil es kurzfristig schneller geht, entsteht genau der Engpass, den O anzeigt: eine Rolle, die zwei Aufgaben serialisiert, die parallel laufen könnten.
Den Vertretungsfall festlegen
Wer entscheidet, wenn die zuständige Person zwei Wochen nicht da ist? Ohne Antwort ist jeder Urlaub ein Prozessstillstand — und in der Nachmessung sieht man ihn als breite rechte Flanke der Durchlaufzeitverteilung.
Grenzen nach oben und unten setzen
Bis zu welchem Betrag, welcher Menge, welchem Risiko entscheidet diese Rolle allein? Ohne Grenze eskaliert im Zweifel alles nach oben, und die Eskalationsstelle wird zum Engpass des nächsten Zyklus.
Gegen die Auslastung aus O prüfen
Wenn eine Rolle in der Messung bereits nahe an ihrer Kapazitätsgrenze lag, darf sie hier keine weitere Entscheidung dazubekommen. Zuständigkeiten zu klären heißt manchmal, sie umzuverteilen.
Fertig, wenn
- Für jeden Schritt lässt sich ohne Nachfragen sagen, wer ihn verantwortet.
- Keine Entscheidung hat zwei Verantwortliche.
- Für jede Rolle ist eine Vertretung benannt, die die Entscheidung tatsächlich treffen darf.
- Jede Entscheidungsbefugnis hat eine Ober- und eine Untergrenze.
- Die Auslastungen aus O sind nach der Neuverteilung erneut betrachtet worden.
Der typische Fehler
Zuständigkeit mit Anwesenheit verwechseln
Wenn drei Personen in einer Freigabe stehen, sind meist zwei davon Zuschauer — gefragt werden müssen sie trotzdem, und jede verlängert die Liegezeit um ihre eigene Reaktionszeit. Der Effekt ist multiplikativ, nicht additiv: Drei Personen mit je einem Tag Reaktionszeit erzeugen nicht drei Tage, sondern die Wartezeit auf die langsamste von dreien, und die ist im Mittel deutlich schlechter als ein Tag. Informieren kann man auch, nachdem entschieden wurde.
Für diesen Schritt gibt es keinen Rechner
Auch für E gibt es keinen Rechner. Was es gibt, ist die Rollenlast aus O — sie zeigt, welche Rolle eine Entscheidung abgeben muss, bevor irgendetwas anderes hilft.
Der Schritt, durchgerechnet
Die Rollenlast in den Musteranalysen ist die Größe, um die es hier geht: eine Auslastung über hundert Prozent ist kein Fleißproblem, sondern eine strukturell zu eng gesetzte Zuständigkeit.
Die Analysen sind konstruierte Modelle, keine Kundenprojekte. Ihre Zahlen zeigen, wie eine Messung aussähe — sie sind keine für jemanden erzielten Ergebnisse.
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Häufige Fragen
In der Sache ja, ohne die Matrix. Entscheidend sind zwei Regeln: Entscheiden und Ausführen werden getrennt, und je Entscheidung gibt es genau eine verantwortliche Rolle. Wer das in einer RACI-Tabelle festhalten will, kann das tun. Die Tabelle ist nicht das Ergebnis dieses Schritts, die Klarheit ist es.
Weil jedes Werkzeug die vorgefundene Zuständigkeit abbildet und dauerhaft macht. Umgekehrt lösen sich Engpässe, die nach Kapazitätsproblemen aussahen, mit einer geklärten Zuständigkeit gelegentlich ganz ohne Technik auf — und dann wäre der Hebel aus W gar nicht mehr nötig.
Dann ist das der eigentliche Befund, und er gehört benannt statt umgangen. Ein Werkzeug, das über eine ungeklärte Zuständigkeit gelegt wird, verschiebt den Streit nur in die Konfiguration — dort wird er teurer ausgetragen, weil jede Änderung zusätzlich Umsetzungsaufwand kostet.
Wenn Sie wissen wollen, was Ihr Prozess kostet: messen Sie ihn.
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