Paso 1 de 8
FLOW · primero medir
Find — encontrar los candidatos
F es recopilar, no seleccionar. El paso termina con una lista, no con un ganador. Esto parece una formalidad y es la razón por la que la mayoría de los proyectos de optimización trabajan en el proceso equivocado: quien prioriza de inmediato, prioriza por lo más ruidoso, porque aún no existe un número con el que ordenar.
No se busca el peor proceso, sino el campo completo. Un candidato que falta en F no puede ganar en L —y los procesos más caros suelen destacarse porque se ejecutan mucho, no porque molesten.
- Responde la pregunta
- ¿Qué procesos pueden entrar en consideración?
- Resultado del paso
- Una lista de cinco a quince procesos, cada uno con desencadenante, resultado y cantidad anual aproximada. Sin orden, sin valoración.
Así se realiza el paso
Definir el alcance
Un departamento, un tipo de pedido, un trimestre. Quien dice «todos los procesos de la empresa» obtiene una lista que nadie tramita. El alcance debe fijarse por escrito, si no se desplazará durante la recogida.
Leer tres pistas al mismo tiempo
Atascos: ¿dónde quedan tareas pendientes, dónde se hace seguimiento, dónde hay reenvíos programados? Trabajo manual: ¿dónde se transfieren datos a mano de un sistema a otro? Reclamaciones: ¿sobre qué se queja la gente, quién y con qué frecuencia? Cada pista descubre procesos distintos; solo dos pistas ofrecen un panorama sesgado.
Hacer preguntas, no deducir
Se habla con quienes ejecutan el proceso, no con quienes pueden describirlo. Tres preguntas bastan al principio: ¿qué le ha detenido más esta semana? ¿Qué suele introducir por segunda vez? ¿A qué espera durante más tiempo?
Registrar cada candidato en una frase
Desencadenante, resultado, cantidad aproximada por año. Nada más. Quien ya documenta secuencias de pasos aquí pasa días con procesos que en L de todos modos quedan fuera.
No evaluar
La tentación de ordenar ya es mayor al final de este paso: las impresiones están frescas y una de ellas es la más ruidosa. Se ordena en L, con Euro.
Listo cuando
- Cada candidato tiene un desencadenante y un resultado, ambos en una frase.
- Para cada candidato existe una cantidad anual aproximada. Está permitido estimar, no adivinar: alguien debe responsabilizarse del orden de magnitud.
- Al menos una persona que ejecuta el proceso lo ha confirmado.
- Las menciones duplicadas se agrupan: dos departamentos que nombran de forma distinta el mismo procedimiento son un candidato.
El error típico
Empezar por el proceso más ruidoso
Quien se queja más fuerte no tiene el proceso más caro, sino el más molesto. La molestia nace por interrupciones y repreguntas; los costes nacen por la cantidad. Un proceso que molesta doce veces al año pesa menos que uno que dos mil veces al año cuesta cinco minutos — y nadie se queja de cinco minutos. En F ambas cosas valen lo mismo: una mención.
Lo que puede calcularse por sí mismo
La calculadora de cuellos de botella formula las preguntas de este paso de forma estructurada y ordena las respuestas. No reemplaza las conversaciones; asegura que ninguna de las tres pistas se olvide.
El paso, calculado
Todo análisis de patrones comienza con un proceso seleccionado de este tipo de campo. La sección «Ausgangslage» nombra desencadenante, cantidad y motivo — exactamente los tres datos que en F surgen por candidato.
Los análisis son modelos construidos, no proyectos de clientes. Sus cifras muestran cómo sería una medición — no son resultados obtenidos para alguien.
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Preguntas frecuentes
De cinco a quince. Menos de cinco hace que el alcance sea demasiado estrecho y la selección en L carezca de significado. Más de quince hace que L sea más caro que su resultado, porque cada candidato allí recibe su propio cálculo.
No. Process Mining presupone que un proceso ya se ejecuta en un sistema y deja rastros allí. Los procesos que más cuestan, según la experiencia, se ejecutan en hojas de cálculo, buzones de correo y en la cabeza de personas individuales. Para este paso, las conversaciones son la fuente más fiable.
Eso es un hallazgo, no un problema. Dos descripciones del mismo procedimiento que no encajan suelen indicar una ruptura de medio o una responsabilidad sin aclarar — ambos reaparecen más tarde en R y E. En F se anota y el candidato sigue siendo uno solo.
Si quiere saber cuánto cuesta su proceso: mídalo.
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