Flowrefy
La metodología en la práctica · FlowVisual 1.2

Del proceso en la cabeza a la cifra que resiste en el comité de dirección

Un recorrido de principio a fin: registrar el proceso, estimar cinco magnitudes, leer la prueba de esfuerzo, justificar la intervención en euros. Sin BPMN, sin estadística, sin serie de mediciones — bastan intervalos honestos.

¿En qué punto se encuentra ahora?
Ruta A

El proceso ya existe

Usted sabe cómo va el flujo y quiere saber dónde falla y cuánto valdría una intervención. Siete pasos, 45 minutos.

A los siete pasosRuta B

Todavía no existe un proceso

Cinco personas, cinco costumbres, nada escrito. Entonces empiece un nivel antes: primero registrar, luego calcular.

A la captura
Descargar FlowVisual

Primera ronda: 45 minutos. Cada siguiente: 15.

Duración45 min
Conocimientos previosNinguno
ResultadoDocumento de decisión
Versión1.2
01Propósito

Para qué está creado FlowVisual y para qué no

FlowVisual es una herramienta de decisión, no una herramienta de documentación. Responde a una única pregunta: ¿dónde se atasca realmente el proceso, y cuánto valdría intervenir exactamente ahí? Todo lo que no responda a esa pregunta falta deliberadamente.

Para eso

  • Comprobar antes de una inversión si el software, el puesto o la automatización rentan en ese punto.
  • Cuantificar el cuello de botella en lugar de suponerlo, incluida la cuestión de si un humano o un sistema marca el límite.
  • Construir una plantilla de decisión que sobreviva a una consulta con el controlling: supuestos, premisas, antes-después.
  • Comprobar el flujo en un día fuerte en lugar del promedio — y ver hacia dónde se desplaza el cuello de botella en cuanto se resuelva el primero.

No para eso

  • Mapas de procesos para una auditoría o un manual de QM. Para eso use BPMN y una suite que gestione versiones.
  • Ejecutar el proceso. FlowVisual calcula; no inicia flujos de trabajo ni escribe en ningún sistema.
  • Process Mining. No lee archivos de registro de su ERP. Usted introduce cantidades y tiempos usted mismo.
  • Precisión aparente. Quien espere un solo decimal recibirá aquí un intervalo y una probabilidad.
Escrito para
  • Dirección y jefatura de área en medianas empresas que deben tomar una decisión de inversión.
  • Responsables de proceso que tienen una sospecha y necesitan una prueba.
  • Consultoría y dirección de proyecto interna que deben presentar un antes-después.

Esta página aplica el método Flowrefy a un proceso: qué cifras necesita, cómo leer el resultado y en qué puede fracasar. El manejo del programa en sí, accesos por teclado, requisitos del sistema y estado de la versión están en la página del producto: Guía práctica en FlowVisual.app.

02Registro

Si aún no existe un proceso

Lo normal en la mediana empresa no es un proceso malo, sino lo no escrito: cinco personas hacen lo mismo de cinco maneras, y ninguna consta en ningún sitio. Antes de poder calcular, el flujo debe plasmarse primero en una hoja. Para eso existe la captura.

En el taller nadie arrastra cuadros. Usted escribe mientras se habla — una línea por paso, Enter para el siguiente. La cadena se cablea sola:

La línea de registro@Rolle · 20-40min · ?Condición · !Problema
  1. 01Llega una solicitud
  2. 02Calcular oferta @Ventas 20-40min
  3. 03Aprobación @Jefe 5min ¿más de 10k?
  4. 04Retrabajo @Ventas ¡datos faltantes!
4 pasos registrados
  1. Llega una solicitud
    no especificado
  2. Calcular oferta20–40 min
    @Ventas
  3. ◇ Aprobación5 min
    @Jefe?más de 10k
  4. Retrabajo
    @Ventas!datos faltantes
@
quién lo hace
20-40min
Duración, como intervalo
?
la condición
!
qué duele aquí

Rol, duración, condición y punto de dolor son opcionales. Una línea desnuda es una línea válida. Lo que nadie dijo queda abierto — y la app lo indica también, en vez de inventar un cero.

Esto también sigue siendo una estimación, y ese es el punto: la captura no reemplaza Process Mining ni lee archivos de registro. Asegura que al final de una reunión exista un flujo que pueda calcularse — en lugar de una foto de una pared con papel kraft.

Tres maneras de empezar

  1. A partir de una plantilla

    Seis procesos de ejemplo listos, cada uno una de nuestros análisis modelo: oferta, aprobación de factura, reclamación, onboarding, service desk, tramitación de pedidos. Abra, renombre y adapte a su realidad.

  2. En un lienzo en blanco

    Abra la captura y escriba mientras alguien relata. Luego los pasos, roles y rangos de tiempo ya están en el modelo — no en un bloc de notas del que nadie nunca vuelve a teclear nada.

  3. Desde sus documentos

    Instrucciones de procedimiento, protocolos de entrega, manuales: FlowVisual los lee a través de su propio endpoint de IA y sugiere pasos y cifras. Cada sugerencia lleva una cita literal con la referencia del archivo, y nada llega al modelo antes de que usted haya aceptado la línea.

03Preparación

Qué necesita antes

Cinco magnitudes, no más. Valen estimaciones. FlowVisual calcula con intervalos, no con valores puntuales. Quien espere una serie de medidas perfecta nunca empieza.

TamañoEjemploOrigen
Cantidad por día y variación10 solicitudes/día, ±35 %CRM, programa de facturación o la persona que lo hace a diario. La variación es más importante de lo que parece: genera el día fuerte en que el proceso se rompe.
Tiempo de procesamiento por paso10 a 40 minutosPregunte por el caso más rápido y el peor, no por la media.
Tiempo de espera entre los pasos0,5 a 3 díasMarcas de tiempo en el buzón o en el sistema de tickets. Suelen ser la mayor parte del tiempo de tránsito.
Capacidad por rol1,5 personas, 6 h/día en el procesoCalcular en neto: restar vacaciones, reuniones y perturbaciones.
Tarifa por rol55 euros por hora, totalmente cargadoCostes de personal incluidos los costes adicionales divididos por horas productivas.

¿No tiene las cinco? Empiece igual. Un intervalo de 10 a 60 minutos es un valor de entrada honesto y da un resultado útil. No una cifra de 7,5 inventada.

04Recorrido

Siete pasos hacia el resultado

El orden no es arbitrario. El cuello de botella solo surge en el paso 6, en la prueba de estrés. Quien lo fije antes y ajuste el modelo a eso obtendrá su propia sospecha de vuelta, bien formateada pero inútil.

  1. 01Paso 1 · Find

    Crear área y proceso

    Cree en la barra lateral el área (Ventas, Gestión de pedidos, Servicio) y dentro de ella el único proceso que más le cuesta dinero. No tres. Uno.

    Qué hace usted
    1. 01Crear área, nombrar el proceso como realmente se llama internamente.
    2. 02Fijar punto de inicio y fin: ¿dónde comienza el caso, cuándo está resuelto?
    3. 03Introducir volumen diario y variación — de ello surgirán después el día promedio y el día fuerte.
    Qué ve usted
    Un lienzo vacío con nodos de inicio y fin y el nombre del proceso en la barra lateral.
    Error típico
    Trazar límites demasiado amplios. “Desde el primer contacto hasta la recepción del pago” son cuatro procesos. Modele el único en el que tiene la sospecha.
    AUSLÖSERERGEBNISnoch leer
    Nivel 1 — solo el desencadenante y el resultado están definidos
  2. 02Paso 2 · Dejar al desnudo

    Haga clic en el flujo, no lo describa

    Coloque los pasos en el orden en que el caso se ejecuta realmente, no en el orden en que debería ejecutarse. Decisiones, bucles de retorno y abandonos son bloques propios.

    Qué hace usted
    1. 01Coloque pasos, decisiones, subprocesos y abandonos con un clic.
    2. 02Dibujar bucles de retroalimentación: cada retrabajo es una ruta, no un comentario.
    3. 03Resumir si hay más de 15 pasos. La profundidad de detalle no es un indicador de calidad.
    Qué ve usted
    El flujo como cadena de bloques, con la vista previa en vivo al lado.
    Error típico
    Modelar el proceso objetivo. Si en la realidad cada tercer pedido vuelve, ese camino pertenece al modelo. Si no, usted está simulando una empresa que no existe.
    Rücklauf
    Nivel 2 — el flujo, con retrocesos
    FlowVisual, Ansicht Modell: ein Prozess aus Bausteinen, Bearbeitungszeiten als Spanne von 8 bis 20 Minuten statt als Schätzwert
    Fig. 2Haga clic en el flujo, no lo describa
  3. 03Paso 3 · Lay bare

    Introduzca los tiempos como un intervalo

    Cada paso recibe un tiempo de procesamiento como intervalo y, donde exista, un tiempo de espera anterior. Dos cifras en vez de una: caso más rápido, caso peor.

    Qué hace usted
    1. 01Introduzca tiempo de procesamiento de–a, no la media.
    2. 02Registre el tiempo de espera por separado, es decir, el tiempo en que nadie trabaja.
    3. 03Asigne tasas de error y retrabajo en las decisiones.
    Qué ve usted
    Los bloques llevan intervalos de tiempo; la vista previa muestra un primer tiempo de ciclo.
    Error típico
    Olvide el tiempo de espera. En la mayoría de procesos de oficina el caso permanece más tiempo parado que el que alguien trabaja en él. Quien solo introduce tiempo de procesamiento, optimiza la mitad equivocada.
    min — max
    Nivel 3 — por paso un intervalo en vez de un valor
  4. 04Paso 4 · Lay bare

    Asigne roles y capacidades

    Cada paso necesita un rol, cada rol una capacidad real. No número de personas, sino horas que realmente se destinan a este proceso.

    Qué hace usted
    1. 01Asigne rol por paso. Personas solo donde una única persona sea el cuello de botella.
    2. 02Introduzca capacidad neta por rol: horas al día en este proceso.
    3. 03Registre la tarifa por rol, para que al final salgan euros.
    Qué ve usted
    La lente de la unidad funcional colorea la carga por rol: holgado por debajo de 85 %, ajustado hasta 100 %, sobre eso sobrecargado. Rojo significa exactamente eso y nada más.
    Error típico
    Calcule con 8 horas por día. Realistas son de cuatro a seis. Una capacidad demasiado alta hace desaparecer cualquier cuello de botella. La simulación entonces dará alarma falsa donde no la hay.
    ROLLE A52 %ROLLE B118 %ROLLE C74 %85 %
    Nivel 4 — roles y su carga
    FlowVisual, Ansicht Fachbereich: Last je Rolle eingefärbt, der überlastete Schritt rot
    Fig. 4Asigne roles y capacidades
  5. 05Paso 5 · Fit

    Marque sistemas y rupturas de medio

    Registre por paso el sistema en el que se trabaja. Allí donde se teclean datos de un sistema a otro se genera una ruptura de medios y con ella tiempo, errores y retrabajo.

    Qué hace usted
    1. 01Introduzca sistema por paso: ERP, CRM, Excel, buzón, papel.
    2. 02Verifique transiciones: ¿Dónde cambia el sistema? Ahí está la ruptura de medios.
    3. 03Estime de forma realista la tasa de retrabajo en los puntos de ruptura.
    Qué ve usted
    La lente de TI muestra la carga por sistema y los puntos donde se transfiere manualmente. Lo que valdría cerrar una ruptura lo calcula después la lista de opciones en euros por año.
    Error típico
    No cuente Excel y buzón como sistema. Precisamente ahí están las rupturas más caras, no en el ERP.
    CRMMAILXLSMAILCRM3 Medienbrüche
    Nivel 5 — sistemas y dónde se teclean datos
    FlowVisual, Ansicht IT: welche Systeme ein Schritt berührt und wo ein Medienbruch beginnt
    Fig. 5Marque sistemas y rupturas de medio
  6. 06Paso 6 · Observe

    Inicie la prueba de estrés y lea el cuello de botella

    Ahora FlowVisual simula unos cientos de días laborables aleatorios, cada uno con valores distintos dentro de sus intervalos. Solo aquí surge el cuello de botella: por carga, no por opinión.

    Qué hace usted
    1. 01Inicie la prueba de esfuerzo y elija la base de carga: día tranquilo (P10), día Ø o día fuerte (P90).
    2. 02Abra el paso más estrecho: carga en el día fuerte, proporción de días por encima de la capacidad, reserva restante («soporta +20 % de volumen»).
    3. 03Anote tiempo de ciclo: día típico (P50), día malo (P90) y el día extremo detrás (Ø del peor 5 %).
    Qué ve usted
    Dónde ahora se atasca, la distribución del tiempo de ciclo y el rendimiento — por cada base de carga cifras propias.
    Error típico
    No lea solo el día Ø. Los procesos no se rompen por la media, se rompen en el día fuerte. La reserva le dice cuánto falta hasta entonces.
    Engpass-WahrscheinlichkeitP50P90
    Nivel 6 — el cuello de botella y la distribución
    FlowVisual, Stresstest über 400 Durchläufe: der Engpass steht mit 141 Prozent Last am starken Tag oben, daneben Zykluszeit als P50 und P90 und die Fragilitätskurve
    Fig. 6Inicie la prueba de estrés y lea el cuello de botella
  7. 07Paso 7 · Weigh & Yield

    Simular la intervención, exportar Antes y después

    FlowVisual deduce opciones del propio test de estrés y las ordena por rango. Usted las revisa, añade si es necesario una variante propia — y cada una se simula completamente de nuevo, no se extrapola.

    Qué hace usted
    1. 01Leer opciones sugeridas (cerrar el corte de medios, automatizar, cambiar la dotación) o crear una variante propia.
    2. 02Leer la diferencia por variante: tiempo de ciclo, rendimiento, euros por año — con un rango P10–P90 de las mismas ejecuciones.
    3. 03Exportar la oferta como PDF; la documentación como PDF o Word; los datos como JSON.
    Qué ve usted
    Dos ejecuciones una al lado de la otra y una recomendación con orden de prioridad — junto con la fila honesta que indica qué opción no compensa.
    Error típico
    Cambiar tres medidas simultáneamente. Entonces usted sabe al final que mejoró, pero no por qué. Una medida, una ejecución.
    VORHER11,2 TNACHHER5,8 TDifferenz = der Geschäftsfall
    Nivel 7 — Antes, Después, Diferencia
05Evaluación

Leer los resultados

Cuatro cifras deciden. Cada una responde a una pregunta distinta, y cada una tiene un umbral a partir del cual desencadena una acción.

Por qué un rango y no un número

Antes de que usted lea las cuatro métricas, una demostración de lo que hace el test de estrés: el mismo proceso, cientos de veces, cada vez con valores distintos sacados de sus rangos. A la derecha surge la distribución de la que provienen P50 y P90.

Cómo funciona una simulación
000/500 Ejecuciones

Su cuello de botella no es una propiedad del proceso. Es una propiedad de la situación.

Los mismos cinco pasos, cuatro situaciones. Una ejecución aporta por paso una duración — un posible día. Quinientas ejecuciones producen una distribución. Cambie la situación y observe cómo se desplaza el cuello de botella.

Situación

Un mes corriente. No ocurre nada especial — y precisamente para eso está diseñado todo proceso.

Última ejecución
  • Registrar pedido—
  • Verificación técnica—
  • Material / proveedor—
  • Aprobación—
  • Envío—
Duración total a lo largo de 500 ejecuciones
Medias sumadas
Medias sumadas

3 h 03 min

El número que cualquiera calcula.

Realmente en la mediana

—

En 1 de cada 10 casos

—

En esa brecha estallan las citas.

¿Qué paso se ha ralentizado?
  • Registrar pedido
    0 %
  • Verificación técnica
    0 %
  • Material / proveedor
    0 %
  • Aprobación
    0 %
  • Envío
    0 %
Indicador claveLo que indicaQué debe hacer con ello
Carga en el día fuerte (P90)Qué tan lleno está un paso en un día fuerte — el que ocurre cada décimo día laborable.El paso superior es el único en el que una intervención vale la pena. Todo lo que está por debajo mejora algo que de todas formas está esperando.
Tiempo de ciclo P50 · P90 · Día extremoP50 es el día típico, P90 el malo, el día extremo es la media del cinco por ciento peor. La distancia entre ellos es la medida de imprevisibilidad.Un rango amplio es un problema en sí: no puede prometer nada. A menudo conviene más estrechar el rango que reducir la media.
Utilización por rol/funciónQué porcentaje del tiempo disponible está ocupado un rol/una función en el proceso.A partir de aproximadamente el 85 por ciento, el tiempo de espera aumenta de manera desproporcionada. Los roles por encima son candidatos para redistribución, no automáticamente para un puesto nuevo.
Valor por opción, en euros por añoCuánto ahorra una medida en un año, calculado a partir de las mismas ejecuciones — opcionalmente sobre la base del trabajo realizado o de los puestos ocupados.Contraponerlo a los costes de la solución. Si la cuantía queda por debajo, no hacer nada es la decisión correcta. Eso también es un resultado.

Un número sin rango es una conjetura. Si un resultado aparece como un único valor puntual, falta la indicación de cuán seguro es. Precisamente eso decide si usted puede asignarle un presupuesto.

06Clasificación

Por qué no Excel, Visio o una suite BPM

Las cuatro categorías extendidas no son peores. Responden a una pregunta distinta. Quien elige la categoría equivocada obtiene un resultado limpio a la pregunta que no hizo.

CategoríaRespondeEsfuerzoLímite
Herramienta de dibujo¿Cómo es el proceso?HorasLa imagen no calcula. Un diagrama muestra el orden, nunca la carga.
Hoja de cálculo¿Cuánto cuesta el proceso de promedio?De horas a díasSuma medias. Sin embargo, las colas surgen por variación. La hoja de cálculo las elimina sistemáticamente.
Suite BPM¿Cómo está documentado y aprobado el proceso?Semanas, más notación formalDiseñado para gobernanza y ejecución. La cuestión de la inversión no es el foco allí.
Laboratorio de simulación¿Cómo se comporta un sistema complejo en detalle?Semanas, más conocimientos especializadosPotente y caro. Sobredimensionado para una decisión de inversión única en la mediana empresa.
FlowVisual¿Dónde está el cuello de botella y cuánto valdría una intervención allí?45 minutosDeliberadamente limitado: sin notación, sin ejecución, sin herramienta de gobernanza.

La diferencia no es la funcionalidad sino la pregunta. Un diagrama documenta, una tabla suma, una suite gestiona. FlowVisual calcula la variación, y la variación es la razón por la que los procesos se atascan.

07Límites

Qué no puede FlowVisual

Cuatro límites que usted debería conocer antes de la primera ejecución. Una herramienta que oculta sus límites produce cifras que se desmoronan en la primera conversación crítica.

01

No mide por sí mismo

FlowVisual no lee datos de sus sistemas. Las entradas las aporta usted. El resultado es tan bueno como los intervalos que usted introduzca. Intervalos honestos son por eso mejores que cifras deseadas precisas.

02

No ejecuta nada

Sin inicio de flujo de trabajo, sin interfaz, sin escritura en ERP o CRM. FlowVisual termina en la decisión; la implementación ocurre en otro lugar.

03

No sustituye la conversación

Los bucles de retroalimentación que realmente encarecen el proceso los conocen las personas que lo hacen a diario. Modele con ellas, no por encima de ellas.

04

No proporciona certeza

Una simulación ofrece probabilidades, no promesas. P90 significa: nueve de cada diez casos por debajo, no todos.

08Errores

Los cinco errores más comunes

Cada uno de ellos no hace que el resultado sea menos preciso, sino incorrecto, y en una dirección determinada.

  1. 01

    Fijar el cuello de botella de antemano

    Problema

    Quien ya sabe dónde está el cuello de botella modela inconscientemente para ello. La ejecución luego confirma la sospecha. Un razonamiento circular.

    Mejor

    Anote la sospecha, apártela y modele con la mente abierta al resultado. Después compare. Si ambos difieren, esa es precisamente la ganancia de conocimiento.

  2. 02

    Introducir promedios en lugar de intervalos

    Problema

    Los promedios generan un proceso sin colas. Justamente la variación que causa la congestión queda eliminada.

    Mejor

    Siempre de–a. Si solo conoce un valor: menos 40 por ciento, más 80 por ciento. Eso está más cerca de la realidad que el valor puntual.

  3. 03

    Modelar con demasiado detalle

    Problema

    Cuarenta pasos cuestan dos horas de trabajo de modelado y no mejoran el resultado. El cuello de botella rara vez está en la descomposición fina.

    Mejor

    Diez a quince pasos. Primero condensar, luego refinar, y solo donde la prueba de estrés lo indique.

  4. 04

    Ignorar tiempos de espera

    Problema

    Registrar solo el tiempo de procesamiento reduce a la mitad el tiempo de ciclo en el papel y desplaza el cuello de botella al lugar equivocado.

    Mejor

    También registre los tiempos de espera entre los pasos, aunque de forma aproximada. Un día de espera pesa más que diez minutos de procesamiento.

  5. 05

    Convertir ahorro a puestos a tiempo completo

    Problema

    Cuatro horas ahorradas por semana no son medio puesto. Son cuatro horas que se usan de otra manera. Los costes permanecen.

    Mejor

    Informe el ahorro en tiempo y en capacidad y decida por separado si de ello surge alguna reducción de costes.

Descargar

Realice la guía en su propio proceso

Versión 1.2. Modelado, guardado y exportación a PDF son gratuitos — todo en esta página funciona sin licencia. Pro elimina la marca de agua y añade el membrete propio.

Mac App StoreMicrosoft Store
09Continuar

Después

La guía termina con un resultado. Estas tres páginas muestran qué se obtiene a partir de él.

FAQ

Preguntas frecuentes sobre el uso

Para el primer proceso calcule 45 minutos: alrededor de 30 minutos de modelado, el resto prueba de estrés y análisis. Cada proceso adicional lleva unos 15 minutos, porque roles, tarifas y sistemas ya estarán registrados.

No. FlowVisual calcula con intervalos. Una estimación honesta de 10 a 40 minutos ofrece un resultado más fiable que una media aparentemente exacta de 22,5 minutos, porque el intervalo incorpora la variación que causa la congestión.

El proceso se recalcula cientos de veces, y en cada pasada se extrae para cada paso un tiempo aleatorio de su intervalo. Al final no ve un resultado, sino la distribución de todos los resultados plausibles.

Porque los procesos no fallan en el promedio, sino en los picos. P10 es el buen día, P90 el malo. La distancia entre ambos le dice si puede comprometer una fecha a un cliente. La media nunca lo dice.

No, y es intencionado. Haga clic para añadir pasos, decisiones, descartes y subprocesos. FlowVisual sirve para medir, no para documentar conforme a normas. Para eso existen herramientas BPMN.

Sí. La app se ejecuta localmente en macOS y Windows, sin cuenta y sin nube. Sus archivos de proceso permanecen en su disco. Esto es relevante si cantidades, tarifas de coste y dotación de personal están en el modelo.

Modelar, guardar y los PDF son gratuitos; el PDF llevará entonces una marca de agua y el encabezado estándar. Pro elimina ambos y aporta su propio membrete, exportación a Word y plazas de equipo — desde 199 € por año para una plaza, 399 € para tres (precios con impuestos, periodo de prueba en el pago). A través del App Store funciona como suscripción anual con una semana gratuita.

Sí. La exportación a PDF contiene el modelo, las suposiciones, el antes y el después, y los rangos. Importante para la plantilla: dejar visibles las suposiciones. Un número sin su suposición se desmorona ante la primera pregunta crítica.

Sí, entonces empiece por la sección 02. La captura en FlowVisual está diseñada precisamente para este caso: en la reunión escriba una línea por paso, rol y duración como marcador en la misma línea, y la cadena se conecta sola. Alternativamente, inicie desde una de las seis plantillas o haga leer procedimientos existentes: cada propuesta resultante lleva una cita literal y se acepta individualmente. Al final hay un flujo que se puede calcular. Lo que sigue son los siete pasos de esta guía.

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En 20 minutos registramos su proceso más caro y hacemos correr juntos la prueba de estrés, en vivo, con sus cifras.

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