Der Angebotsprozess, der in der Konstruktion liegen bleibt
Ein Zulieferer verliert im Angebotsprozess vier Tage — nicht an der Kalkulation, sondern an Rückfragen, die eine unvollständige Anfrage erzwingt.
Nicht die Kalkulation bremst, sondern die Rückfragen der Konstruktion. Ein Pflichtfeld-Formular am Eingang würde die Hälfte der Wartezeit sparen — ohne neue Software.
4,6Arbeitstage
In 8 von 10 Fällen zwischen 1,8 und 11,2 Tagen.
Technische Klärung
In 62 von 100 simulierten Durchläufen war dieser Schritt der Bremsklotz.
41.000 €
Pro Jahr. Geschätzt zwischen 32.000 € und 54.000 €.
26.000 €
Pro Jahr. Geschätzt zwischen 18.000 € und 35.000 €.
Angebotserstellung
- Branche
- Maschinenbau-Zulieferer
- Größe
- 45 Mitarbeitende
- Fälle pro Jahr
- 550
- Vollkostensatz
- 75 € / h
- Simulierte Durchläufe
- 500
- Stand
- März 2026
Der Vertrieb meldet, dass Angebote „zu lange dauern“. Der Verdacht im Haus: die Kalkulation sei zu langsam. Die Kalkulation wiederum sagt, sie warte ständig auf die Konstruktion.
Der Prozess umfasst sechs Schritte und vier Rollen. 550 Angebote pro Jahr, gerechnet mit einem Vollkostensatz von 75 € pro Stunde. Bevor jemand eine neue Software vorschlägt, wird der Ablauf modelliert und über 500 Läufe simuliert.
Der Ablauf, so wie er wirklich läuft
Der Prozess, wie er in FlowVisual modelliert wurde. ↯ markiert einen Medienbruch — die Stelle, an der Daten von Hand aus einem System ins nächste wandern.
| Schritt | Rolle | System | Dauer P10–P90 | Engpass |
|---|---|---|---|---|
| 01Anfrage erfassen | Vertriebsinnendienst | CRM | 10–25 min | 2 % |
| 02Technische KlärungEngpass | Konstruktion | E-Mail / Excel↯ | 60–240 min | 62 % |
| 03Kalkulation | Kalkulation | Excel↯ | 45–120 min | 11 % |
| 04Freigabe | Vertriebsleitung | 15–480 min | 19 % | |
| 05Angebot schreiben | Vertriebsinnendienst | Word / CRM↯ | 30–60 min | 4 % |
| 06Versand & Nachfassen | Vertrieb | CRM | 10–20 min | 2 % |
500 Läufe, eine eindeutige Antwort
Jede Grafik zeigt Vorher gegen Nachher. Die Werte stehen an den Balken — die Farbe ist ein zweites Signal, nie das einzige.
12
Angebote/Woche
34 %
1,8–11,2Arbeitstage
Technische Klärung — 62 %
Die Kalkulation ist nicht der Engpass. In 62 % der Läufe ist es die technische Klärung: die Anfrage kommt unvollständig herein, die Konstruktion muss nachfragen, und der Vorgang liegt so lange still.
Die Konstruktion arbeitet strukturell über der Kapazität (118 %). An einem Drittel der Tage reißt die Kapazitätsgrenze. Das ist kein Motivationsproblem, das ist Arithmetik.
Der Kostenblock entsteht nicht durch die Arbeit selbst, sondern durch die Nacharbeit an unvollständigen Anfragen: rund 550 Stunden im Jahr, die niemand geplant hat.
Ein Pflichtfeld-Formular. Keine neue Software.
Der naheliegende Reflex wäre ein CPQ-System gewesen. Die Messung sagt: unnötig. Der Engpass entsteht am Eingang, nicht in der Verarbeitung.
Der Eingriff bestünde aus zwei Änderungen: Die Anfrageerfassung bekäme Pflichtfelder für die sechs Angaben, nach denen die Konstruktion sowieso immer fragt. Und die technische Klärung wanderte aus dem E-Mail-Postfach in das CRM, in dem der Vorgang ohnehin schon liegt.
Die Erfassung dauerte dadurch länger — 15 bis 30 Minuten statt 10 bis 25. Das wäre gewollt: Zeit am Eingang ist billiger als Zeit im Engpass.
Durchlaufzeit im Median minus 48 %
- Wie lange es dauert
- 4,6 → 2,4 Arbeitstage
- Durchsatz
- 12 → 16
- Tage über Kapazität
- 34 % → 12 %
- Ersparnis pro Jahr
- 26.000 €
Die Durchlaufzeit im Median halbiert sich von 4,6 auf 2,4 Tage. Die Konstruktion fällt von 118 % auf 89 % Auslastung, die Tage mit Kapazitätsüberschreitung von 34 % auf 12 %.
Der Engpass verschwindet nicht, er wandert. Neuer wahrscheinlichster Engpass ist mit 35 % die Freigabe durch die Vertriebsleitung — vorher unter der Konstruktion verborgen. Das ist der normale Ausgang einer Optimierung, und es ist der Grund, warum die FLOW-Methode ein Zyklus ist und kein Projekt.
Wer den nächsten Schritt gehen wollte, müsste erneut messen. Wer an dieser Stelle aufhörte, hätte im Modell trotzdem 26.000 € pro Jahr und zwei Tage Durchlaufzeit gewonnen.
Was diese Analyse nicht kann
Jede Messung hat Grenzen. Eine Messung, die sie verschweigt, ist Werbung.
- 01
Diese Analyse ist eine Musteranalyse. Prozess, Rollen und Zeiten sind aus typischen Mittelstandsstrukturen konstruiert, nicht bei einem Kunden erhoben. Sie zeigt, wie eine Analyse aussieht — nicht, was bei Ihnen herauskommt.
- 02
Die Bearbeitungszeiten sind Schätzspannen, keine Stoppuhrmessungen. Die Simulation rechnet mit Dreiecksverteilungen zwischen P10 und P90.
- 03
Die Durchlaufzeit ist in Arbeitstagen gerechnet. Urlaub, Krankheit und Feiertage sind nicht modelliert — die realen Werte liegen also eher darüber als darunter.
- 04
Alle Euro-Beträge basieren auf einem Vollkostensatz von 75 €/h und 550 Vorgängen im Jahr. Beide Größen sind Annahmen. Wer andere Zahlen einsetzt, bekommt andere Ergebnisse — deshalb steht die Spanne, nicht der Punktwert.
- 05
P10–P90 ist keine Worst-Case-Betrachtung. In 10 % der Fälle dauert es länger als der P90-Wert.
Ihr Prozess wird anders aussehen.
Diese Analyse ist ein Muster. Ihre Zahlen sind es nicht. Mit FlowVisual modellieren Sie Ihren eigenen Prozess und bekommen dieselbe Auswertung — auf Ihrem Rechner, mit Ihren Werten.