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Lässt sich Ihr Prozess automatisieren?

Bewerten Sie das Automatisierungspotenzial eines Prozesses anhand von 6 Kriterien und erhalten Sie konkrete Empfehlungen.

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Häufigkeit

Wie oft wird dieser Prozess ausgeführt?

Regelbasiert

Basiert der Prozess auf klaren Regeln oder erfordert er Ermessensentscheidungen?

Datenverfügbarkeit

In welcher Form liegen die benötigten Daten vor?

Standardisierung

Wie standardisiert ist der Prozessablauf?

Entscheidungs-Komplexität

Wie komplex sind die Entscheidungen im Prozess?

Systembrüche

Wie viele verschiedene Systeme/Tools sind beteiligt?

Noch 7 Angaben fehlen

Wie der Check bewertet

Sechs Kriterien, die darüber entscheiden, ob Automatisierung trägt — und eine Empfehlung, die auch „nicht automatisieren“ lauten kann.

1. Ein Prozess, sechs Kriterien

Häufigkeit, Regelbindung, Datenverfügbarkeit, Standardisierung, Entscheidungs-Komplexität und Zahl der beteiligten Systeme. Jedes mit vier abgestuften Antworten.

2. Gewichtete Bewertung

Die Kriterien wiegen unterschiedlich schwer. Ein täglich laufender, vollständig regelbasierter Prozess mit digitalen Daten ist ein anderer Fall als eine seltene Ermessensentscheidung auf Papier — auch wenn beide „automatisierbar“ heißen.

3. Empfehlung mit Begründung

Ein Wert für das Potenzial, die Kriterien, die ihn drücken, ein Vorschlag für die Werkzeug-Kategorie und eine grobe Einschätzung, ab wann sich der Aufwand tragen würde.

Vier Prozesse, vier Antworten

Der Check ist dann nützlich, wenn er von einem Vorhaben abrät. Zustimmung bekommt man auch ohne Werkzeug.

Rechnungsfreigabe

Täglich, regelbasiert, Daten digital, drei Systeme beteiligt. Der klassische Fall, in dem die Systembrüche den Aufwand ausmachen, nicht die Logik.

Urlaubsantrag

Selten pro Person, häufig in Summe, vollständig regelbasiert. Hier scheitert es meist nicht an der Eignung, sondern an der Frage, wer das Werkzeug pflegt.

Reklamationsbearbeitung

Jeder Fall anders, Ermessen nötig, Daten teils auf Papier. Ein niedriger Wert ist hier das richtige Ergebnis — automatisierbar sind einzelne Schritte, nicht der Prozess.

Angebotserstellung

Standardisierte und freie Teile im selben Ablauf. Der Check trennt beides und zeigt, welcher Anteil überhaupt zur Debatte steht.

Grenzen dieser Einschätzung

Der Check bewertet die Eignung eines Prozesses, nicht die Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens. Ob sich etwas trägt, entscheidet sich an Ihren Kosten, nicht an sechs Kriterien.

Hohe Eignung ist kein Auftrag. Ein gut automatisierbarer Prozess, der zwanzigmal im Jahr läuft, bleibt besser, wie er ist.
Die Aufwandsschätzung ist grob und kennt Ihre Systemlandschaft nicht. Eine Schnittstelle zu einem gewachsenen ERP kann alles überschreiben, was hier steht.
Bewertet wird der Prozess, wie Sie ihn beschreiben. Wer einen Ablauf automatisiert, der ohnehin überarbeitet gehört, bekommt einen schnelleren schlechten Prozess.

Häufige Fragen zur Automatisierung

Was ist ein Automatisierungs-Check?

Eine strukturierte Bewertung, ob sich ein bestimmter Prozess für Automatisierung eignet. Er ersetzt die Diskussion „das müsste man doch automatisieren können“ durch sechs Kriterien, die sich einzeln beantworten und einzeln widerlegen lassen.

Welche Kriterien entscheiden über die Eignung?

Häufigkeit, Regelbindung, Datenverfügbarkeit, Standardisierung, Entscheidungs-Komplexität und die Zahl der beteiligten Systeme. Die ersten drei tragen am meisten: was selten läuft, Ermessen erfordert oder auf Papier liegt, lohnt selten.

Wie ist der Wert zu lesen?

Als Rangfolge, nicht als Prozentangabe. Er hilft, mehrere Prozesse gegeneinander zu stellen. Ein Wert von 70 heißt nicht, dass 70 Prozent der Arbeit wegfielen.

Empfiehlt der Check konkrete Werkzeuge?

Er nennt eine Kategorie — Workflow-Werkzeug, Integrationsplattform, Formularstrecke, RPA —, kein Produkt. Welches Produkt passt, hängt an Ihrer bestehenden Systemlandschaft, und die kennt der Check nicht.

Wann sollte man nicht automatisieren?

Bei geringer Häufigkeit, bei hoher Ermessensdichte, bei Abläufen, die sich gerade ändern, und bei Prozessen, die ohnehin überarbeitet werden sollten. In diesen Fällen zementiert Automatisierung den Ist-Zustand.

Was kostet die Nutzung?

Nichts. Kein Login, keine Registrierung. Die Bewertung läuft im Browser, das Ergebnis lässt sich als PDF sichern.

Bereit für die Umsetzung?

Wir unterstützen Sie bei der Automatisierung - von der Analyse bis zur Implementierung.

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