Cold Email Outreach direkt in Odoo - ohne Drittanbieter-Tool

Outbound Sales gehört für viele Dienstleister und Agenturen zum Alltag. Man recherchiert Leads, schreibt sie an, fasst nach - und hofft auf Antworten. Dafür gibt es spezialisierte Tools: Lemlist, Woodpecker, Instantly, Apollo. Alle kosten zwischen 50 und 200 Euro pro Monat und User.

Das Problem: Wer bereits Odoo als CRM nutzt, hat seine Leads dort. Und jetzt soll man sie exportieren, in ein externes Tool laden, dort Kampagnen fahren - und die Ergebnisse dann irgendwie zurück ins CRM bringen?

Wir haben uns gefragt: Warum bauen wir das nicht einfach dort, wo die Daten schon sind?

Die Ausgangslage

Odoo Community Edition ist ein solides CRM. Leads verwalten, Kontakte pflegen, Pipeline tracken - das funktioniert. Was fehlt, ist alles rund um proaktiven Outbound-Vertrieb:

• Keine E-Mail-Sequenzen (automatische Follow-ups)
• Kein Tracking, ob ein Lead geantwortet hat
• Keine Möglichkeit, von verschiedenen Absenderadressen zu senden
• Kein Kampagnen-Management für Outreach

Odoo Enterprise bietet hier mehr, aber auch Enterprise hat kein dediziertes Cold-Email-Outreach-Feature. Die meisten Teams greifen deshalb zu externen Tools.

Was dabei schiefgeht

Externe Outreach-Tools lösen das E-Mail-Problem - aber sie schaffen neue.

Datensilos. Leads leben im CRM, Kampagnen im Outreach-Tool. Wer hat wann was geschrieben? In welchem System schaut man nach?

Sync-Probleme. Jede Integration zwischen CRM und Outreach-Tool ist eine potenzielle Fehlerquelle. Leads werden doppelt angelegt, Status-Updates gehen verloren, Kontakte werden versehentlich mehrfach angeschrieben.

Kosten pro User. Die meisten Outreach-Tools rechnen pro Sitzplatz ab. Bei einem Team von 5 Vertrieblern sind das schnell 500 bis 1.000 Euro im Monat - zusätzlich zu den CRM-Kosten.

Compliance-Risiko. Daten werden an einen weiteren Drittanbieter übermittelt. Je nach Branche und Datenschutzanforderung ist das ein echtes Problem.

Unsere Lösung: Outreach direkt im CRM

Statt ein externes Tool anzubinden, haben wir ein Odoo-Modul gebaut, das Cold Email Outreach als native CRM-Funktion ergänzt. Das Prinzip: Alles bleibt in einem System.

Multi-Step E-Mail-Sequenzen

Eine Kampagne besteht aus mehreren Schritten - typischerweise eine Erstansprache und zwei bis drei Follow-ups. Für jeden Schritt wird ein E-Mail-Template definiert, mit konfigurierbarem Abstand zwischen den Schritten.

Beispiel-Sequenz:

1. Schritt 1 - sofort: Erstansprache mit Bezug zum Unternehmen
2. Schritt 2 - nach 3 Tagen: Kurzes Follow-up mit konkretem Mehrwert
3. Schritt 3 - nach 5 Tagen: Letzter Versuch mit alternativer Perspektive

Die Templates unterstützen über 20 Platzhalter - Vorname, Firmenname, eigene Signatur und mehr. Jede E-Mail wirkt personalisiert, obwohl sie automatisiert versendet wird.

Sender-Management

Im echten Outreach sendet man nicht alles von einer Adresse. Verschiedene Teammitglieder haben verschiedene E-Mail-Adressen, verschiedene Signaturen, manchmal verschiedene SMTP-Server.

Das Modul bildet das ab: Jeder Sender hat seine eigene Konfiguration mit individueller Signatur und eigenem SMTP-Server. In der Kampagne wird festgelegt, wer sendet.

Lead-Tracking mit klarem Status

Jeder Lead in einer Kampagne durchläuft einen definierten Lifecycle:

Neu → Kontaktiert → Geantwortet → Positiv / Nicht jetzt / Kein Interesse

Die Übergänge passieren automatisch: Wird eine E-Mail gesendet, wechselt der Status auf "Kontaktiert". Antwortet der Lead, wird die Sequenz gestoppt und der Status auf "Geantwortet" gesetzt. Ab hier übernimmt ein Mensch.

Bulk-Zuweisung

200 Leads einer Kampagne zuordnen? Das geht direkt aus der Listenansicht: Leads auswählen, Kampagne wählen, fertig. Kein Export, kein Import, kein CSV.

Do-Not-Contact

Compliance ist eingebaut: Auf Lead-, Kontakt- oder Unternehmensebene kann ein "Do Not Contact"-Flag gesetzt werden. Markierte Kontakte werden automatisch von allen Kampagnen ausgeschlossen - auf drei Ebenen, damit nichts durchrutscht.

Was wir bewusst nicht gebaut haben

Genauso wichtig wie die Features ist das, was wir weggelassen haben:

• Kein E-Mail-Tracking (Open/Click) - Tracking-Pixel sind datenschutzrechtlich problematisch und liefern zunehmend unzuverlässige Daten. Wir tracken Antworten, nicht Öffnungen.
• Kein eigenes Frontend - Das Modul nutzt komplett die bestehende Odoo-Oberfläche. Keine neue App lernen, kein zusätzliches UI.
• Keine externe Infrastruktur - Alles läuft über die vorhandenen SMTP-Server. Keine zusätzlichen Dienste, keine API-Keys von Drittanbietern.

Der eigentliche Punkt

Dieses Modul ist kein Ersatz für Lemlist oder Apollo. Diese Tools haben Features, die wir nicht abbilden - A/B-Testing, LinkedIn-Integration, Warmup-Funktionen. Für Teams, die Outreach als Kernkompetenz betreiben, können spezialisierte Tools die richtige Wahl sein.

Aber für die Mehrheit der Teams, die wir kennen - Agenturen mit 5 bis 20 Leuten, Dienstleister mit projektbasiertem Vertrieb, Startups mit Founder-led Sales - ist der Bedarf ein anderer:

Sie brauchen eine solide Grundfunktion direkt dort, wo ihre Daten schon sind.

Keine Migration, kein neues Tool, kein zusätzliches Abo. Stattdessen: Kampagne anlegen, Leads zuweisen, Sequenz starten. Alles im CRM, alles an einem Ort.

Was das kostet - und was es spart

Ein Vergleich auf Jahresbasis für ein Team mit 5 Usern macht den Unterschied deutlich:

Externe Tools:

• Lemlist (5 User) - ca. 3.000 bis 6.000 EUR pro Jahr
• Woodpecker (5 User) - ca. 2.400 bis 4.800 EUR pro Jahr
• Instantly (5 User) - ca. 1.800 bis 3.600 EUR pro Jahr

Unser Odoo-Modul:

• Einmalig 49 EUR - keine laufenden Kosten, keine User-Limits

Natürlich vergleicht man hier nicht 1:1 den Feature-Umfang. Aber für den beschriebenen Use Case - strukturiertes Cold Emailing mit Follow-ups direkt im CRM - deckt das Modul den Bedarf ab. Und die Daten bleiben dort, wo sie hingehören.

Fazit

Outreach ist keine Raketenwissenschaft. Die Grundmechanik ist simpel: Lead ansprechen, nachfassen, Antwort abwarten. Dafür braucht man kein SaaS-Tool für 100 Euro im Monat.

Was man braucht, ist eine saubere Integration in das System, in dem die Leads ohnehin leben. Genau das haben wir gebaut.

Das Modul ist auf dem Odoo App Store verfügbar und funktioniert mit Odoo Community Edition 16, 17, 18 und 19. Es ist ein Einmalkauf ohne laufende Kosten und ohne User-Limit.

Du nutzt Odoo und überlegst, ein separates Outreach-Tool einzuführen? Es lohnt sich, vorher zu prüfen, ob das bestehende System nicht schon die bessere Basis ist.