n8n Tutorial: Workflows erstellen ohne Code [Anleitung 2025]

n8n (ausgesprochen "n-eight-n") ist eines der spannendsten Automatisierungstools auf dem Markt. Als Open-Source-Alternative zu Zapier und Make bietet es maximale Flexibilität - und bei Self-Hosting sogar kostenlose Nutzung. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer ersten Workflows.

Was ist n8n?

n8n ist eine Workflow-Automatisierungsplattform, mit der Sie Apps verbinden und Prozesse automatisieren können - ohne Programmieren zu müssen. Das Besondere:

• Open Source: Code ist einsehbar und anpassbar
• Self-Hosting möglich: Volle Kontrolle über Ihre Daten
• Fair Code Lizenz: Kostenlos für die meisten Anwendungen
• Visueller Editor: Workflows per Drag & Drop erstellen
• 400+ Integrationen: Von Google bis GitHub, von Slack bis Shopify

n8n vs. Zapier vs. Make

Feature	n8n	Zapier	Make
Preis	Kostenlos (Self-Host) / ab 20€ (Cloud)	Ab 20$/Monat	Ab 9€/Monat
Self-Hosting	Ja	Nein	Nein
Open Source	Ja	Nein	Nein
Integrationen	400+	6.000+	1.500+
Komplexe Logik	Sehr gut	Begrenzt	Gut
Lernkurve	Mittel	Niedrig	Mittel
DSGVO	Optimal (Self-Host)	Problematisch	Gut

n8n ist ideal für:

• Unternehmen mit Datenschutz-Anforderungen
• Technisch versierte Teams
• Komplexe Workflows mit Verzweigungen
• Budgetbewusste Automatisierung

n8n installieren und einrichten

Option 1: n8n Cloud (Einfachster Einstieg)

1. Gehen Sie zu n8n.io
2. Klicken Sie auf "Start Free"
3. Registrieren Sie sich
4. Fertig - Sie können sofort loslegen

Preis: 14 Tage kostenlos, dann ab 20€/Monat

Option 2: Self-Hosting mit Docker (Empfohlen)

Voraussetzungen: Docker installiert

docker run -it --rm \
  --name n8n \
  -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n

Öffnen Sie dann http://localhost:5678 im Browser.

Für Produktion mit Docker Compose:

version: '3.8'
services:
  n8n:
    image: docker.n8n.io/n8nio/n8n
    restart: always
    ports:
      - "5678:5678"
    environment:
      - N8N_BASIC_AUTH_ACTIVE=true
      - N8N_BASIC_AUTH_USER=admin
      - N8N_BASIC_AUTH_PASSWORD=sicheres_passwort
      - WEBHOOK_URL=https://n8n.ihre-domain.de/
    volumes:
      - n8n_data:/home/node/.n8n

volumes:
  n8n_data:

Option 3: npm Installation

npm install n8n -g
n8n start

Die n8n Benutzeroberfläche verstehen

Der Workflow-Editor

Nach dem Login sehen Sie den leeren Workflow-Editor. Die wichtigsten Elemente:

• Canvas: Die Arbeitsfläche, auf der Sie Nodes platzieren
• Node-Panel (rechts): Alle verfügbaren Integrationen
• Ausführen-Button (oben): Workflow manuell starten
• Speichern (oben): Workflow speichern
• Aktivieren (oben): Workflow für automatische Ausführung aktivieren

Was sind Nodes?

Nodes sind die Bausteine Ihrer Workflows. Jede Node hat eine spezifische Funktion:

• Trigger-Nodes: Starten den Workflow (z.B. Webhook, Zeitplan, E-Mail-Eingang)
• Action-Nodes: Führen Aktionen aus (z.B. E-Mail senden, Daten speichern)
• Logic-Nodes: Steuern den Ablauf (z.B. If/Else, Switch, Merge)

Ihr erster Workflow: E-Mail bei neuer Notion-Seite

Ziel: Wenn in Notion eine neue Seite erstellt wird, erhalten Sie eine E-Mail.

Schritt 1: Trigger hinzufügen

1. Klicken Sie auf das + im Canvas
2. Suchen Sie nach "Notion"
3. Wählen Sie "Notion Trigger"
4. Konfigurieren Sie die Verbindung:
   • Klicken Sie auf "Create New Credential"
   • Folgen Sie den Anweisungen zur Notion-API-Einrichtung
5. Wählen Sie:
   • Event: Page Added to Database
   • Database: Ihre gewünschte Datenbank

Schritt 2: E-Mail-Node hinzufügen

1. Klicken Sie auf das + rechts von der Notion-Node
2. Suchen Sie nach "Send Email"
3. Konfigurieren Sie:
   • From Email: ihre@email.de
   • To Email: ihre@email.de
   • Subject: Neue Notion-Seite: {{ $json.properties.Name.title[0].plain_text }}
   • Text: Es wurde eine neue Seite erstellt.

Schritt 3: Workflow aktivieren

1. Klicken Sie auf Speichern
2. Klicken Sie auf Aktivieren (Toggle oben rechts)
3. Der Workflow läuft jetzt automatisch!

Workflow-Beispiel 2: Lead-Benachrichtigung

Szenario: Neues Formular auf der Website → Slack-Nachricht + CRM-Eintrag

Die Nodes

1. Webhook (Trigger): Empfängt Formulardaten
2. HubSpot: Erstellt Kontakt
3. Slack: Sendet Nachricht ins Team-Channel

Schritt-für-Schritt

1. Webhook einrichten:

• Node: "Webhook"
• HTTP Method: POST
• Path: lead-form
• Kopieren Sie die Webhook-URL

2. HubSpot-Kontakt erstellen:

• Node: "HubSpot"
• Operation: Create/Update Contact
• Email: {{ $json.body.email }}
• First Name: {{ $json.body.firstname }}
• Last Name: {{ $json.body.lastname }}

3. Slack-Nachricht senden:

• Node: "Slack"
• Channel: #sales
• Text:

Neuer Lead!
Name: {{ $json.body.firstname }} {{ $json.body.lastname }}
E-Mail: {{ $json.body.email }}

4. Webhook-URL ins Formular einbinden: Fügen Sie die Webhook-URL als Action-URL in Ihr Kontaktformular ein.

Workflow-Beispiel 3: Automatisches Reporting

Szenario: Jeden Montag um 9 Uhr → Daten aus Google Sheets abrufen → Per E-Mail versenden

Die Nodes

1. Schedule Trigger: Montag 9:00 Uhr
2. Google Sheets: Daten lesen
3. Function: Daten formatieren
4. Send Email: Report versenden

Konfiguration

1. Schedule Trigger:

• Trigger Times: Add Cron Time
• Mode: Every Week
• Day of Week: Monday
• Hour: 9
• Minute: 0

2. Google Sheets:

• Operation: Read Rows
• Spreadsheet: Ihre Tabelle
• Range: A:E (oder Ihre Spalten)

3. Function (JavaScript):

// Daten als Tabelle formatieren
const rows = items.map(item => item.json);
let table = "| Name | Umsatz | Status |\n|---|---|---|\n";

rows.forEach(row => {
  table += `| ${row.Name} | ${row.Umsatz}€ | ${row.Status} |\n`;
});

return [{ json: { report: table } }];

4. Send Email:

• Subject: Wöchentlicher Report - {{ $now.format('DD.MM.YYYY') }}
• HTML: {{ $json.report }}

Wichtige n8n-Konzepte

Expressions (Ausdrücke)

Expressions ermöglichen dynamische Werte. Syntax: {{ }}

Beispiele:

• {{ $json.email }} - Wert aus vorheriger Node
• {{ $now }} - Aktuelles Datum/Zeit
• {{ $json.name.toUpperCase() }} - JavaScript-Funktionen nutzen
• {{ $node["Google Sheets"].json.data }} - Daten aus spezifischer Node

Verzweigungen mit IF

Die IF-Node ermöglicht bedingte Logik:

1. Fügen Sie eine "IF"-Node hinzu
2. Bedingung: z.B. {{ $json.status }} equals "urgent"
3. True-Pfad: Eine Aktion
4. False-Pfad: Andere Aktion

Schleifen mit Split in Batches

Für große Datenmengen:

1. "Split In Batches"-Node hinzufügen
2. Batch Size festlegen (z.B. 10)
3. Loop ausführen bis alle verarbeitet

Error Handling

Error Trigger: Startet Workflow wenn ein anderer fehlschlägt

Retry on Fail: Bei einzelnen Nodes aktivieren

• Settings der Node öffnen
• "On Error" → "Continue" oder "Retry"

Fortgeschrittene Techniken

Webhooks für externe Events

Webhooks sind URLs, die externe Services aufrufen können.

Webhook erstellen:

1. Webhook-Node als Trigger
2. HTTP Method wählen (GET, POST, etc.)
3. Path definieren (z.B. /customer-update)
4. URL kopieren und im externen Service eintragen

Webhook testen:

• Im Browser: GET-Webhooks direkt aufrufen
• Mit Postman: POST-Webhooks testen
• In n8n: "Listen for test event" nutzen

HTTP Request für APIs ohne Integration

Für Services ohne native n8n-Integration:

1. "HTTP Request"-Node hinzufügen
2. Konfigurieren:
   • Method: GET, POST, PUT, DELETE
   • URL: API-Endpoint
   • Authentication: API Key, OAuth, etc.
   • Body: JSON-Daten

Beispiel: Unbekannte API aufrufen

{
  "method": "POST",
  "url": "https://api.example.com/data",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer YOUR_API_KEY"
  },
  "body": {
    "name": "{{ $json.name }}",
    "email": "{{ $json.email }}"
  }
}

Code-Node für komplexe Logik

Wenn visuelle Nodes nicht reichen, nutzen Sie JavaScript:

// Alle Items verarbeiten
const results = [];

for (const item of items) {
  const data = item.json;

  // Berechnungen
  const total = data.price * data.quantity;
  const tax = total * 0.19;

  results.push({
    json: {
      ...data,
      total,
      tax,
      gross: total + tax
    }
  });
}

return results;

n8n Best Practices

1. Workflows modular halten

• Ein Workflow = Eine Aufgabe
• Komplexe Prozesse in mehrere Workflows aufteilen
• Workflows per Webhook verketten

2. Error Handling einbauen

• Error Trigger für kritische Workflows
• Benachrichtigung bei Fehlern (Slack, E-Mail)
• Retry-Logik für instabile APIs

3. Credentials sicher verwalten

• Nie API-Keys direkt im Workflow
• n8n Credentials nutzen
• Bei Self-Hosting: Umgebungsvariablen

4. Testen vor Aktivieren

• "Execute Workflow" zum Testen
• Mit Testdaten arbeiten
• Outputs jeder Node prüfen

5. Dokumentieren

• Workflow-Namen aussagekräftig wählen
• Sticky Notes für Erklärungen nutzen
• Komplexe Expressions kommentieren

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Webhook erreicht n8n nicht

Ursachen:

• n8n nicht öffentlich erreichbar
• Firewall blockiert
• HTTPS fehlt

Lösungen:

• Tunnel-Service nutzen (ngrok) für Tests
• Reverse Proxy einrichten (nginx, Traefik)
• WEBHOOK_URL Umgebungsvariable setzen

Problem: API-Limit erreicht

Lösung:

• Split in Batches nutzen
• Wait-Node zwischen Requests
• Rate Limiting in HTTP Request Node

Problem: Daten haben falsches Format

Lösung:

• Set-Node für Umstrukturierung
• Function-Node für komplexe Transformationen
• Date & Time-Node für Datumsformate

n8n für Teams

Gemeinsam arbeiten (n8n Cloud)

• Mehrere User pro Workspace
• Workflows teilen
• Execution History für alle sichtbar

Self-Hosted für Teams

• PostgreSQL statt SQLite für Stabilität
• Queue Mode für hohe Last
• Mehrere Worker für Skalierung

Fazit

n8n ist ein mächtiges Tool für Workflow-Automatisierung - besonders wenn Datenschutz wichtig ist oder Sie maximale Flexibilität brauchen. Die Lernkurve ist etwas steiler als bei Zapier, aber die Möglichkeiten sind deutlich größer.

Ihre nächsten Schritte:

1. n8n Cloud oder lokal installieren
2. Ersten einfachen Workflow bauen (z.B. RSS → E-Mail)
3. Nach und nach komplexere Flows erstellen
4. Bei Self-Hosting: Produktions-Setup aufsetzen

Weiterführende Ressourcen:

• n8n vs. Make - Detaillierter Vergleich
• Beste No-Code Tools - Alternativen zu n8n

Sie möchten n8n in Ihrem Unternehmen einsetzen? Wir helfen bei Setup, Workflow-Entwicklung und Hosting - damit Sie sich auf Ihre Prozesse konzentrieren können.