사내에서 가장 소란스러운 프로세스가 가장 비싼 것은 아닙니다.
한 엔지니어링 사무소가 휴가 신청을 디지털화하려고 합니다. 측정은 비판이 맞음을 보여주지만 투자에는 찬성하지 않습니다. 프로세스는 느리지만 비용은 낮습니다.
셀프서비스는 효과가 있을 것입니다. 처리시간은 73% 줄어듭니다. 그럼에도 비용 효율은 맞지 않습니다: 연 310건, 건당 18분은 11.500 € 도입비와 연 2.600 € 라이선스를 정당화하지 못합니다.
4.8근무일
10건 중 8건에서 2.7일에서 10.2일 사이입니다.
Genehmigung Teamleitung
시뮬레이션한 100회 실행 중 61회에서 이 단계가 병목이었습니다.
€4,000
연간. €3,500에서 €4,500 사이로 추정됩니다.
€1,500
연간 — 이에 상응하는 도입 비용은 €11,500입니다. 투자할 가치가 없습니다.
휴가 신청
- 산업
- 엔지니어링 사무소
- 규모
- 48 Mitarbeitende
- 연간 사례 수
- 310
- 완전부담원가율
- €62 / h
- 시뮬레이션 실행 수
- 120,000
- 기준 시점
- 2026년 8월
휴가 신청은 회사에서 ‘여기는 디지털화가 안 된다’의 대표 사례입니다. 네 번의 서류 이동, 중앙값으로 회신까지 거의 다섯 근무일이고 여름에는 훨씬 길어집니다. 한 공급업체가 셀프서비스 모듈을 제안합니다: 도입 11.500 €, 연 2.600 € 라이선스.
서명 전에 계산합니다: 연 310건, 다섯 단계, 세 역할, 62 €의 완전원가율. 신청은 계절성을 띱니다. 여름휴가 전과 크리스마스 전에는 2월보다 거의 두 배입니다. 모델링하고 120.000회 이상 시뮬레이션했습니다.
실제 실행되는 절차
FlowVisual에 모델링된 프로세스입니다. ↯는 미디어 단절을 표시합니다 — 데이터가 수작업으로 한 시스템에서 다음 시스템으로 옮겨지는 지점입니다.
| 단계 | 역할 | 시스템 | 소요시간 P10–P90 | 병목 |
|---|---|---|---|---|
| 01Antrag ausfüllen | Mitarbeitende | Papierformular↯ | 3–7 min | 0 % |
| 02Genehmigung Teamleitung병목 | Teamleitung | Papier↯ | 1–4 min | 61 % |
| 03Prüfung Resturlaub | Personal | Excel↯ | 2–19 min | 39 % |
| 04Eintrag Zeitwirtschaft | Personal | Zeiterfassung↯ | 2–6 min | 0 % |
| 05Rückmeldung | Personal | 1–3 min | 0 % |
120,000회 실행, 하나의 명확한 답변
각 그래픽은 이전과 이후를 보여줍니다. 값은 막대에 적혀 있으며 색상은 두 번째 신호일 뿐, 결코 유일한 신호가 아닙니다.
20
Anträge/Woche
2 %
2.7–10.2근무일
Genehmigung Teamleitung — 61 %
불만은 맞습니다. 처리시간의 중앙값은 4,8 근무일이고 P90은 10,2입니다. 시뮬레이션 실행의 61%에서 팀장의 승인 단계가 병목입니다. 원인은 프로세스 자체에 있습니다: 성수기에는 승인자가 역시 휴가 중인 일이 평상시보다 많습니다.
두 번째 대기시간은 부하가 아니라 택트(주기)입니다: 인사팀은 화요일과 목요일에 휴가 신청을 묶어 처리합니다. 이 단계는 실행의 39%에서 병목입니다.
이제 핵심 숫자입니다. 한 건당 18분의 작업이 네 사람에게 분배됩니다. 어떤 역할도 30%를 초과하는 가동률이 없고, 근무일의 2%에는 처리할 수 있는 양보다 더 많은 일이 남아 있습니다.
그중 회피 가능한 시간은 건당 약 13분입니다: 서류 양식, 표에서의 확인, 타이핑, 회신. 연 310건이라면 이것은 약 4.000 €입니다. 이것이 이 프로세스의 전체 귀속 가능 비용입니다.
시뮬레이션된 셀프-서비스 시나리오
구매하고 운에 맡기지 않고, 제안은 모델에서 공급자가 설명한 대로 최대한 호의적으로 산정되었습니다: 포털에서 신청하면 시스템이 잔여 휴가를 계산하고, 근태 시스템 입력은 밤에 배치로 처리되며, 회신은 자동으로 발송됩니다. 단 승인만은 사람이 합니다.
그럼에도 불구하고 열두 번째 신청마다 한 건은 인사과의 사례로 남습니다. 초과 잔여휴가, 특별휴가, 정정 등입니다. 이 잔여분은 반대 계산에서 차감했습니다. 그렇지 않으면 절감액이 과도하게 계산됩니다.
처리 시간의 중앙값이 minus 73 %입니다.
- 얼마나 걸리는지
- 4.8 → 1.3 근무일
- 처리량
- 20 → 49
- 용량 초과 일수 -> 일수
- 2 % → 0 %
- 연간 절감액
- €1,500
개입은 뚜렷한 효과를 낼 것입니다. 중앙값 기준 소요 시간은 4.8 근무일에서 1.3 근무일로 감소합니다. -73%입니다. P90은 10.2에서 2.2로 떨어지고, 처리 시간은 신청서당 18분에서 5분으로 줄어듭니다. 병목은 여전히 승인 단계일 텐데, 유일하게 사람이 남아 있기 때문입니다. 그 옆에는 작업 시간은 0분이지만 반나절을 차지하는 단계가 있습니다. 즉, 야간에 근태 시스템으로 이관되는 작업입니다.
그럼에도 불구하고 연간 노동시간 절감액은 약 4.000 €입니다. 이 중 2.600 €는 라이선스 비용입니다. 남는 금액은 약 1.500 €입니다. 이에 반해 도입비는 11.500 €입니다. 회수 기간은 거의 8년입니다.
따라서 권고는 이렇습니다: 구매하지 마세요, 적어도 이 근거로는 구매하지 마세요. 연간 약 490건의 신청에서 계산이 뒤바뀝니다, 즉 대략 직원 75명 이상부터입니다. 그때까지는 휴가 신청이 조직에서 가장 시끄러운 프로세스이지 가장 비용이 큰 프로세스는 아닙니다. 더 나은 질문은 ‘어떻게 이를 가속화할까’가 아니라 ‘우리 프로세스들 중 실제로 어느 것이 가장 비용이 큰가’입니다.
명시된 예외가 두 가지 있습니다. 첫째: 근태 시스템을 어차피 교체할 예정이라면 이 모듈은 추가 요금이지 신규 도입이 아닙니다. 그러면 계산이 완전히 달라집니다. 둘째: 대기 시간이 4일 줄어드는 효과는 유로로 환산할 수 없지만 여전히 가치가 있습니다. 이 분석은 그 효과를 부정하지 않고 수치화합니다.
이 사례는 보관되어 있습니다. 이유는 방법의 네 번째 단계가 ‘저울질하다’(abwägen)이지 ‘정당화하다’(begründen)가 아니기 때문입니다. ‘아무것도 하지 않기’도 하나의 결과입니다.
이 분석으로 할 수 없는 것
모든 측정에는 한계가 있습니다. 그것을 숨기는 측정은 광고입니다.
- 01
이 분석은 표준 분석입니다. 프로세스, 역할, 수량 및 제안 가격은 구성된 것이며 고객에게서 수집된 것이 아닙니다.
- 02
회피 가능한 분 단위 시간 절감은 함께 계산한 상계 계산(셀프-서비스에서 동일 신청을 단계별로 수행)과 비교해 결정했습니다. 0과 비교한 것이 아닙니다. 디지털이라도 신청에는 시간이 듭니다.
- 03
도입비와 라이선스 비용은 제시된 견적값입니다. 더 저렴한 견적이 있다면 전환점은 더 낮아지고, 인터페이스가 필요하면 더 높아집니다.
- 04
만족도, 계획 가능성, 팀 내 문의 감소 같은 연성 효과는 유로로 평가되지 않았습니다. 그럼에도 이러한 효과가 결정을 지탱할 수 있습니다. 다만 그러면 여기 제시한 것과는 다른 계산을 정당화하게 됩니다.
- 05
여기서 ‘수용능력 초과 일수’는 이렇게 의미합니다: 근무일 중 그만큼 많은 날에 최소 한 역할에서 근무 종료 시점에 그 역할이 하루에 처리할 수 있는 양보다 더 많은 일이 남아 있습니다.
- 06
‘처리량’은 가장 병목인 역할이 허용하는 상한선이지 실제 수량이 아닙니다. 실제는 주당 약 6건입니다. 49로의 도약이 의미하는 것은 더 많은 신청이 들어온다는 뜻이 아닙니다. 여름철 피크가 더 이상 눈에 띄지 않는다는 뜻입니다.
- 07
P10–P90은 최악의 경우 분석이 아닙니다. 10%의 경우에는 P90 값보다 오래 걸립니다.
고객님의 프로세스는 다르게 보일 것입니다.
이 분석은 샘플입니다. 이 숫자들은 고객님의 것이 아닙니다. FlowVisual로 고객님의 프로세스를 모델링하면 동일한 분석을 고객님의 컴퓨터에서, 고객님의 수치로 받으실 수 있습니다.