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Il Suo processo è automatizzare?

Valuti il potenziale di automazione di un processo secondo 6 criteri e ottenga raccomandazioni concrete.

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Descrivere il processo

Nome del processo *

Breve descrizione (opzionale)

Valuti i criteri

Frequenza

Quanto spesso viene eseguito questo processo?

Basato su regole

Il processo si basa su regole chiare o richiede decisioni discrezionali?

Disponibilità dei dati

In che forma sono disponibili i dati necessari?

Standardizzazione

Quanto è standardizzato il flusso del processo?

Complessità decisionale

Quanto sono complesse le decisioni nel processo?

Interruzioni di sistema

Quanti diversi sistemi/strumenti sono coinvolti?

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Come è stata valutata la verifica

Sei criteri che decidono se l'automazione è efficace, più una raccomandazione che può anche essere «non automatizzare».

1. Un processo, sei criteri

Frequenza, vincolo a regole, disponibilità dei dati, standardizzazione, complessità decisionale e numero di sistemi coinvolti. Ciascuno con quattro risposte graduate.

2. Valutazione ponderata

I criteri pesano in modo diverso. Un processo che gira giornalmente, completamente basato su regole e con dati digitali è un caso diverso rispetto a una decisione discrezionale rara su carta, anche se entrambi risultano «automatizzabili».

3. Raccomandazione con motivazione

Un valore per il potenziale, i criteri che lo comprimono, una proposta per la categoria di strumento e una stima approssimativa di quando lo sforzo diventerebbe sostenibile.

Quattro processi, quattro risposte

Il check è utile soprattutto quando sconsiglia un intervento. Si ottiene consenso anche senza uno strumento.

Approvazione delle fatture

Giornaliero, basato su regole, dati digitali, tre sistemi coinvolti. Il caso classico in cui sono le interruzioni di sistema a determinare lo sforzo, non la logica.

Richiesta di ferie

Raro per persona, frequente nel complesso, completamente basato su regole. Qui il problema non è l'idoneità ma chi mantiene lo strumento.

Gestione reclami

Ogni caso è diverso, è necessario il giudizio discrezionale, i dati sono in parte su carta. Un valore basso è il risultato giusto. Automatizzabili sono singoli passi, non il processo.

Preparazione preventivi

Parti standardizzate e non standard nello stesso flusso. Il check le separa e mostra quale quota è effettivamente in discussione.

Limiti di questa valutazione

Il check valuta l'idoneità di un processo, non la redditività di un progetto. Se qualcosa è sostenibile dipende dai Suoi costi, non da sei criteri.

Alta idoneità non è un incarico. Un processo facilmente automatizzabile che viene eseguito venti volte l'anno rimane spesso meglio com'è.
La stima dello sforzo è approssimativa e non conosce il Suo paesaggio di sistemi. Un'interfaccia verso un ERP consolidato può sovrascrivere tutto quanto qui indicato.
Si valuta il processo come Lei lo descrive. Chi automatizza un flusso che andrebbe comunque rivisto ottiene più rapidamente un processo scadente.

Domande frequenti sull'automazione

Che cos'è un Check di automazione?

Una valutazione strutturata se un determinato processo è adatto all'automazione. Sostituisce la discussione «dovremmo poterlo automatizzare» con sei criteri a cui si può rispondere singolarmente e che si possono confutare singolarmente.

Quali criteri decidono l'idoneità?

Frequenza, vincolo di regola, disponibilità dei dati, standardizzazione, complessità decisionale e numero dei sistemi coinvolti. I primi tre contribuiscono di più: ciò che avviene raramente, richiede discrezionalità o è su carta raramente conviene.

Come va letto il valore?

Come ordine di priorità, non come percentuale. Aiuta a confrontare più processi. Un valore di 70 non significa che il 70% del lavoro sparirebbe.

Il check raccomanda strumenti concreti?

Indica una categoria (strumento di workflow, piattaforma di integrazione, percorso di moduli, RPA), non un prodotto. Quale prodotto si adatta dipende dal Suo paesaggio di sistemi esistente, e il check non lo conosce.

Quando non si dovrebbe automatizzare?

In caso di bassa frequenza, di alta densità di discrezionalità, per flussi che stanno cambiando e per processi che comunque dovrebbero essere rivisti. In questi casi l’automazione cementa lo stato attuale.

Quanto costa l'utilizzo?

Niente. Nessun login, nessuna registrazione. La valutazione avviene nel browser, il risultato può essere salvato come PDF.

Pronto per l'implementazione?

La supportiamo nell'automazione - dall'analisi all'implementazione.

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