La metodologia in applicazione · FlowVisual 1.2

Dal processo nella testa al numero che regge nel Lenkungskreis

Un passaggio dall’inizio alla fine: registrare il flusso, stimare cinque grandezze, leggere il test di stress, quantificare l’intervento in Euro. Nessun BPMN, nessuna statistica, nessuna serie di misure — bastano intervalli onesti.

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Prima sessione: 45 minuti. Ogni successiva: 15.

Durata45 Min
Conoscenze pregresseNessuna
RisultatoProposta decisionale
Versione1.2
01Scopo

Per cosa FlowVisual è stato costruito e per cosa no

FlowVisual è uno strumento per decidere, non uno strumento di documentazione. Risponde a una sola domanda: dov’è che il processo si inceppa davvero, e quanto varrebbe intervenire proprio lì? Tutto ciò che non risponde a questa domanda è intenzionalmente omesso.

Per questo

  • Verificare prima di investire se software, ruolo o automazione convengono effettivamente in questo punto.
  • Quantificare il collo di bottiglia invece di presumere la sua esistenza, inclusa la domanda se il limite sia imposto da una persona o da un sistema.
  • Costruire una proposta decisionale che regga a un confronto con il controllo di gestione: intervalli, assunzioni, prima-dopo.
  • Verificare il flusso in un giorno di punta invece che in media — e osservare dove si sposta il collo di bottiglia non appena il primo viene risolto.

Non per questo

  • Mappe di processo per un audit o un manuale QM. Per questo usi BPMN e una suite che gestisca le versioni.
  • Eseguire il processo. FlowVisual calcola; non avvia flussi di lavoro e non scrive in nessun sistema.
  • Process Mining. Non legge i file di log dal suo ERP. Inserisca quantità e tempi Lei stessa.
  • Parvenza di precisione. Chi si aspetta una singola cifra dopo la virgola riceverà qui un intervallo e una probabilità.
Scritto per
  • Direzione e capi di area nelle medie imprese che si trovano di fronte a una decisione di investimento.
  • Responsabili di processo che hanno un sospetto e necessitano di una prova.
  • Consulenza e direzione progetti interna che deve presentare un prima-dopo.

Questa pagina applica il metodo Flowrefy a un processo: quali numeri occorrono, come leggere il risultato e dove può fallire. L’uso del programma stesso, tasti, percorsi, requisiti di sistema e versione sono indicati nella pagina del prodotto: Guida pratica su FlowVisual.app.

02Registrazione

Se non esiste ancora un processo

Il caso normale nelle medie imprese non è il processo scadente, bensì quello non scritto: cinque persone fanno la stessa cosa in cinque modi, e nessuno di questi è documentato. Prima di poter fare calcoli, il flusso deve essere messo su un foglio. Proprio per questo serve la registrazione.

Nel workshop nessuno trascina caselle. Digiti mentre si parla — una riga per ogni passaggio, Invio per il successivo. La catena si collega da sola:

La riga di acquisizione@Rolle · 20-40min · ?Condizione · !Problema
  1. 01Arriva una richiesta
  2. 02Calcolare offerta @Vendite 20-40min
  3. 03Approvazione @Capo 5min ?oltre 10k
  4. 04Rielaborazione @Vendite !dati mancanti
4 passaggi registrati
  1. Arriva una richiesta
    non detto
  2. Calcolare offerta20–40 min
    @Vendite
  3. ◇ Approvazione5 min
    @Capo?oltre 10k
  4. Rielaborazione
    @Vendite!dati mancanti
@
chi lo esegue
20-40min
Durata, come intervallo
?
la condizione
!
cosa fa male qui

Ruolo, durata, condizione e punto dolente sono facoltativi. Una riga nuda è una riga valida. Ciò che nessuno ha detto resta aperto — e l’app lo segnala, invece di inventare uno zero.

Anche questo resta una stima, ed è il punto: la registrazione non sostituisce il Process Mining e non legge i file di log. Serve a fare in modo che alla fine di un incontro esista un flusso su cui si possano fare calcoli — invece di una foto di una parete con fogli.

Tre modi per iniziare
  1. Da un modello predefinito

    Sei processi d’esempio già pronti, ognuno una delle nostre analisi tipo: offerta, autorizzazione della fattura, reclamo, onboarding, service desk, evasione degli ordini. Aprire, rinominare, adattare alla propria realtà.

  2. Da una pagina bianca

    Aprire l’acquisizione e digitare mentre qualcuno racconta. Dopo, passaggi, ruoli e intervalli di tempo sono già nel modello — non in un blocco note da cui nessuno trascrive mai.

  3. Dai Suoi documenti

    Istruzioni operative, protocolli di consegna, manuali: FlowVisual li legge tramite il Suo endpoint KI e propone passaggi e numeri. Ogni proposta riporta una citazione testuale con il file, e nulla finisce nel modello finché non accetta la riga.

03Preparazione

Cosa serve prima

Cinque grandezze, non di più. Basta stimare. FlowVisual lavora comunque con intervalli, non con valori puntuali. Chi attende una serie di misure perfetta non comincia mai.

DimensioneEsempioOrigine
Quantità al giorno e variazione10 richieste/giorno, ±35 %CRM, programma di fatturazione o la persona che lo esegue quotidianamente. La variabilità è più importante di quanto sembri: genera il giorno di punta in cui il processo cede.
Tempo di lavorazione per passaggioda 10 a 40 minutiDomandi il caso più veloce e il caso peggiore, non la media.
Tempo di attesa tra i passaggi0,5 a 3 giorniTimestamp nella casella di posta o nel sistema di ticketing. Di solito la porzione maggiore del tempo di attraversamento.
Capacità per ruolo1,5 persone, 6 ore/giorno sul processoCalcoli netto: sottragga ferie, riunioni e interruzioni.
Tariffa per ruolo55 Euro all'ora, a pieno caricoCosti del personale inclusi oneri divisi per ore produttive.

Non ha tutte e cinque? Cominci comunque. Un intervallo da 10 a 60 minuti è un valore di input onesto e fornisce un risultato utile. Un inventato 7,5 no.

04Passaggio

Sette passi per il risultato

L’ordine non è arbitrario. Il collo di bottiglia si manifesta solo al passo 6, nel test di carico. Chi lo fissa prima e adatta il modello ad esso otterrà la propria ipotesi indietro, ben formattata ma inutile.

  1. 01Passo 1 · Find

    Crei il settore e il processo

    Crei nella barra laterale l’area (Vendite, Evasione ordini, Assistenza) e al suo interno il singolo processo che le costa più soldi. Non tre. Uno.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Crei il settore, denomini il processo così come è chiamato internamente.
    2. 02Definisca punto di inizio e fine: dove inizia il caso e quando è completato?
    3. 03Inserisca il volume giornaliero e la variabilità — da questi nasceranno più avanti il giorno medio e il giorno di punta.
    Cosa veda Lei
    Un canvas vuoto con nodi di inizio e fine e il nome del processo nella barra laterale.
    Errore tipico
    Delineare confini troppo ampi. “Dal primo contatto all’incasso” sono quattro processi. Modelli quello per cui ha il sospetto.
    AUSLÖSERERGEBNISnoch leer
    Fase 1 — solo attivatore e risultato sono definiti
  2. 02Passo 2 · Lay bare

    Faccia clic sul flusso, non lo descriva

    Posizioni i passaggi nell’ordine in cui il caso avviene realmente, non nell’ordine in cui dovrebbe avvenire. Decisioni, cicli di ritorno e abbandoni sono blocchi separati.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Inserisca passi, decisioni, sottoprocessi e abbandoni con un clic.
    2. 02Tracci i ritorni: ogni rilavorazione è un percorso, non un commento.
    3. 03Raggruppi se ci sono più di 15 passaggi. Il livello di dettaglio non è un criterio di qualità.
    Cosa veda Lei
    Il flusso come catena di blocchi, con l’anteprima live a fianco.
    Errore tipico
    Modelli il processo target. Se nella realtà ogni terzo ordine torna indietro, quel percorso appartiene al modello. Altrimenti simula un’azienda che non esiste.
    Rücklauf
    Fase 2 — il flusso, compreso il ricircolo
    FlowVisual, Ansicht Modell: ein Prozess aus Bausteinen, Bearbeitungszeiten als Spanne von 8 bis 20 Minuten statt als Schätzwert
    Fig. 2Faccia clic sul flusso, non lo descriva
  3. 03Passo 3 · Misuri

    Inserisca i tempi come intervallo

    Ogni passaggio riceve un tempo di lavorazione come intervallo e, dove esiste, un tempo di attesa prima. Due numeri invece di uno: caso più veloce, caso peggiore.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Inserire il tempo di lavorazione da–a, non la media.
    2. 02Rilevare separatamente il tempo di attesa, cioè il tempo in cui nessuno lavora.
    3. 03Attribuire le percentuali di errore e rilavorazione alle decisioni.
    Cosa veda Lei
    I blocchi riportano intervalli di tempo; l’anteprima mostra un primo tempo di attraversamento.
    Errore tipico
    Dimenticare il tempo di attesa. Nella maggior parte dei processi d’ufficio la pratica resta inattiva più a lungo di quanto qualcuno vi lavori. Chi inserisce solo il tempo di lavorazione ottimizza la metà sbagliata.
    min — max
    Livello 3 — per ogni passaggio un intervallo invece di un valore
  4. 04Passo 4 · Scopra

    Assegni ruoli e capacità

    Ogni passaggio necessita di un ruolo, ogni ruolo di una capacità reale. Non il numero di teste, ma le ore che finiscono effettivamente in questo processo.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Assegni un ruolo per passaggio. Persone solo dove una singola persona è il collo di bottiglia.
    2. 02Inserire la capacità netta per ruolo: ore al giorno su questo processo.
    3. 03Registrare il costo orario per ruolo, affinché alla fine escano euro.
    Cosa veda Lei
    La lente del reparto colora l’utilizzo per ruolo: tranquillo sotto l’85 %, teso fino al 100 %, oltre sovraccarico. Rosso significa esattamente questo e nient’altro.
    Errore tipico
    Calcolare con 8 ore al giorno. Realistiche sono quattro-sei. Una capacità troppo alta fa sparire ogni collo di bottiglia. La simulazione segnalerà allora nessun problema, dove invece ce n’è uno.
    ROLLE A52 %ROLLE B118 %ROLLE C74 %85 %
    Fase 4 — i ruoli e il loro carico
    FlowVisual, Ansicht Fachbereich: Last je Rolle eingefärbt, der überlastete Schritt rot
    Fig. 4Assegni ruoli e capacità
  5. 05Passo 5 · Fit

    Indichi sistemi e interruzioni di mezzo

    Memorizzi per ogni passaggio il sistema in cui si lavora. Ovunque i dati vengono digitati da un sistema al successivo nasce un’interruzione di mezzo e con essa tempo, errori e rilavorazione.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Inserire il sistema per passaggio: ERP, CRM, Excel, casella postale, carta.
    2. 02Controllare i passaggi: dove cambia il sistema? Lì c’è un’interruzione di mezzo.
    3. 03Stimare realisticamente la percentuale di rilavorazione nei punti di rottura.
    Cosa veda Lei
    La lente IT mostra il carico per sistema e i punti in cui si trasferisce manualmente. Quanto varrebbe chiudere un’interruzione di mezzo lo calcola poi la lista delle opzioni in euro all’anno.
    Errore tipico
    Non considerare Excel e casella postale come sistema. Proprio lì stanno le interruzioni di mezzo più costose, non nell’ERP.
    CRMMAILXLSMAILCRM3 Medienbrüche
    Fase 5 — i sistemi, e dove si ri-digita
    FlowVisual, Ansicht IT: welche Systeme ein Schritt berührt und wo ein Medienbruch beginnt
    Fig. 5Indichi sistemi e interruzioni di mezzo
  6. 06Passo 6 · Observe

    Avvii lo stress test e legga il collo di bottiglia

    Ora FlowVisual simula qualche centinaio di giorni lavorativi casuali, ciascuno con valori diversi presi dai Suoi intervalli. Solo qui nasce il collo di bottiglia — dal carico, non dall’opinione.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Avvii lo stress test e scelga la base di carico: giornata tranquilla (P10), giornata Ø o giornata forte (P90).
    2. 02Apra il passaggio più stretto: carico nel giorno forte, percentuale dei giorni oltre la capacità, riserva residua (“sopporta +20 % di volume”).
    3. 03Annoti il tempo di ciclo: giornata tipica (P50), giornata peggiore (P90) e il giorno estremo dietro di essa (Ø del peggiore 5 %).
    Cosa veda Lei
    Dove ora si blocca, la distribuzione del tempo di ciclo e il throughput — per ogni base di carico numeri propri.
    Errore tipico
    Leggere soltanto il giorno Ø. I processi non si rompono in media, si rompono nel giorno forte. La riserva Le dirà quanto manca a quel punto.
    Engpass-WahrscheinlichkeitP50P90
    Fase 6 — il collo di bottiglia e la distribuzione
    FlowVisual, Stresstest über 400 Durchläufe: der Engpass steht mit 141 Prozent Last am starken Tag oben, daneben Zykluszeit als P50 und P90 und die Fragilitätskurve
    Fig. 6Avvii lo stress test e legga il collo di bottiglia
  7. 07Passo 7 · Weigh & Yield

    Simulare l’intervento, esportare il prima e il dopo

    FlowVisual ricava dal test di stress le opzioni stesse e le mette in ordine di priorità. Lei le esamina, aggiunge se necessario una Sua variante — e ognuna viene completamente rimessa in simulazione, non proiettata.

    Cosa faccia Lei
    1. 01Leggere le opzioni proposte (chiudere l’interruzione di supporto, automatizzare, cambiare l’organico) o creare una propria variante.
    2. 02Leggere la differenza per variante: tempo ciclo, throughput, Euro all’anno — con l’intervallo P10–P90 ricavato dagli stessi passaggi.
    3. 03Esportare l’offerta come PDF; la documentazione come PDF o Word, i dati come JSON.
    Cosa veda Lei
    Due passaggi affiancati e una raccomandazione con classifica — inclusa la riga onesta che indica quale opzione non conviene.
    Errore tipico
    Modificare tre interventi contemporaneamente. Così saprà alla fine che è migliorato, ma non da cosa. Una modifica, un passaggio.
    VORHER11,2 TNACHHER5,8 TDifferenz = der Geschäftsfall
    Fase 7 — Prima, Dopo, Differenza
05Valutazione

Leggere i risultati

Quattro numeri decidono. Ciascuno risponde a una domanda diversa e ciascuno ha una soglia a partire dalla quale genera un’azione.

Perché un intervallo e non un numero

Prima di leggere le quattro indicatori, una dimostrazione di cosa fa il test di stress: lo stesso processo, centinaia di volte, ogni volta con valori diversi tratti dai Suoi intervalli. A destra ne nasce la distribuzione da cui provengono P50 e P90.

Come funziona una simulazione
000/500 Esecuzioni

Il Suo collo di bottiglia non è una caratteristica del processo. È una caratteristica della situazione.

Stessi cinque passi, quattro situazioni. Un ciclo assegna a ogni passo una durata — un possibile giorno. Cinquecento cicli producono una distribuzione. Cambi la situazione e osservi come il collo di bottiglia si sposta.

Situazione

Un mese qualunque. Non succede nulla di speciale — ed è esattamente su questo che ogni processo è progettato.

Ultima esecuzione
  • Registrare ordine
  • Verifica tecnica
  • Materiale / fornitore
  • Approvazione
  • Spedizione
Durata totale su 500 esecuzioni
Medie sommate
Medie sommate

3 h 03 min

Il numero che tutti calcolano.

In realtà nel mediano

In 1 caso su 10

Le scadenze saltano a causa di questa lacuna.

Quale passaggio ha rallentato?
  • Registrare ordine
    0 %
  • Verifica tecnica
    0 %
  • Materiale / fornitore
    0 %
  • Approvazione
    0 %
  • Spedizione
    0 %
IndicatoreCosa indicaCosa ne faccia Lei
Carico nel giorno di punta (P90)Quanto è pieno un passaggio in un giorno di punta — quello che si verifica ogni decimo giorno lavorativo.Il passaggio più alto è l’unico su cui vale la pena intervenire. Tutto ciò che sta sotto migliora qualcosa che comunque attende.
Tempo di ciclo P50 · P90 · Giorno estremoP50 è il giorno tipico, P90 il giorno cattivo, il giorno estremo è la media del peggiore cinque per cento. La distanza tra di essi è la misura dell’imprevedibilità.Un ampio intervallo è un problema a sé: non può promettere nulla. Spesso conviene più restringere l’intervallo che abbassare il valore medio.
Utilizzo per ruolo/figuraQuale percentuale del tempo disponibile una figura è impegnata nel processo.Oltre circa l’85 percento i tempi di attesa aumentano in modo sproporzionato. I ruoli oltre tale soglia sono candidati per una redistribuzione, non automaticamente per una nuova posizione.
Valore per opzione, in Euro all’annoQuanto risparmia una singola misura all’anno, calcolato dagli stessi passaggi — a scelta sulla base del lavoro svolto o dei posti coperti.Confrontare con i costi della soluzione. Se l’importo è inferiore, non fare nulla è la scelta corretta. Anche questo è un risultato.

Un numero senza intervallo è una supposizione. Se un risultato viene presentato come un singolo valore puntuale, manca l’indicazione di quanto sia certo. Proprio quella decide se può essere messo a budget.

06Classificazione

Perché non Excel, Visio o una suite BPM

Le quattro categorie diffuse non sono peggiori. Rispondono a una domanda diversa. Chi sceglie la categoria sbagliata ottiene un risultato pulito alla domanda che non ha posto.

CategoriaRispostoImpegnoLimite
Strumento di disegnoCom’è il flusso?OreL’immagine non calcola. Un diagramma mostra l’ordine, mai il carico.
Foglio di calcoloQuanto costa il processo in media?Ore fino a giorniSomma i valori medi. Le code però nascono dalla variabilità. La tabella le elimina sistematicamente.
Suite BPMCome è documentato e approvato il processo?Settimane, più notazioneProgettato per governance ed esecuzione. La questione dell’investimento non è al centro.
Laboratorio di simulazioneCome si comporta un sistema complesso nel dettaglio?Settimane, più competenzaPotente e costoso. Per una singola decisione di investimento nelle medie imprese è sovradimensionato.
FlowVisualDov’è il collo di bottiglia e quanto varrebbe un intervento lì?45 minutiVolutamente stretto: nessuna notazione, nessuna esecuzione, nessuno strumento di governance.

La differenza non è la quantità di funzioni, ma la domanda. Un diagramma documenta, una tabella somma, una suite gestisce. FlowVisual calcola la variabilità, e la variabilità è la ragione per cui i processi si inceppano.

07Limiti

Cosa FlowVisual non può fare

Quattro limiti che dovrebbe conoscere prima del primo run. Uno strumento che nasconde i suoi limiti produce numeri che si disintegrano nella prima conversazione critica.

01

Non misura da solo

FlowVisual non legge dati dai Suoi sistemi. Gli input vengono da Lei. Il risultato è buono quanto gli intervalli che inserisce. Intervalli onesti sono quindi migliori di numeri desiderati precisi.

02

Non esegue nulla

Nessun avvio di workflow, nessuna interfaccia, nessuna scrittura in ERP o CRM. FlowVisual termina con la decisione; l'implementazione avviene altrove.

03

Non sostituisce la conversazione

I feedback loop che rendono davvero costoso il processo li conoscono le persone che lo svolgono quotidianamente. Modellizzi con loro, non sopra di loro.

04

Non fornisce certezza

Una simulazione fornisce probabilità, non promesse. P90 significa: nove casi su dieci sotto quel valore, non tutti.

08Errori

I cinque errori più comuni

Ognuno di questi non rende il risultato meno preciso, ma sbagliato, e in una direzione definita.

  1. 01

    Fissare il collo di bottiglia in anticipo

    Problema

    Chi sa già dove si blocca, modella inconsciamente in quella direzione. L'esecuzione conferma poi il sospetto. Un circolo vizioso.

    Meglio

    Annoti il sospetto, si distacchi, modelli senza pregiudizi sui risultati. Poi confronti. Se entrambi divergono, quello è esattamente il guadagno di conoscenza.

  2. 02

    Inserire medie invece di intervalli

    Problema

    I valori medi producono un processo senza code. Proprio la variazione che causa l'ingorgo viene eliminata.

    Meglio

    Sempre da–a. Se conosce solo un valore: meno 40 percento, più 80 percento. Questo è più vicino alla realtà del valore puntuale.

  3. 03

    Modellare troppo in dettaglio

    Problema

    Quaranta passi costano due ore di lavoro di modellazione e non migliorano il risultato. Il collo di bottiglia raramente sta nella scomposizione fine.

    Meglio

    Da dieci a quindici passaggi. Prima concentri, poi affini, e solo dove il test di stress indica.

  4. 04

    Ignorare i tempi di attesa

    Problema

    Rilevare solo i tempi di lavorazione dimezza il tempo di attraversamento sulla carta e sposta il collo di bottiglia nel posto sbagliato.

    Meglio

    Rilevi anche i tempi di attesa tra i passaggi, anche in modo approssimativo. Un giorno di attesa pesa più di dieci minuti di lavorazione.

  5. 05

    Convertire il risparmio in posti a tempo pieno

    Problema

    Quattro ore risparmiate alla settimana non sono mezza posizione. Sono quattro ore che vengono utilizzate diversamente. I costi rimangono.

    Meglio

    Indichi il risparmio in tempo e nel throughput e decida separatamente se ciò si tradurrà in una riduzione dei costi.

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Esegua la guida sul proprio processo

Versione 1.2. Modellare, salvare ed esportare in PDF sono gratuiti — tutto su questa pagina funziona senza licenza. Pro rimuove la filigrana e aggiunge l’intestazione aziendale propria.

FAQ

Domande frequenti sull'applicazione

Per il primo processo conti 45 minuti: circa 30 minuti di modellazione, il resto test di stress e valutazione. Ogni processo successivo richiede circa 15 minuti, perché ruoli, tariffe e sistemi sono già registrati.

No. FlowVisual calcola con intervalli. Una stima onesta da 10 a 40 minuti fornisce un risultato più solido di una media apparentemente precisa di 22,5 minuti, perché l'intervallo include la variabilità che causa l'ingorgo.

Il processo viene ricalcolato centinaia di volte, e a ogni esecuzione per ogni passo viene estratto un tempo casuale dal Suo intervallo. Alla fine non vede un singolo risultato, ma la distribuzione di tutti i risultati plausibili.

Perché i processi falliscono non nella media, ma nei picchi. P10 è il buon giorno, P90 il cattivo. La distanza tra essi Le dice se può promettere una scadenza a un cliente. La media non lo dirà mai.

No, ed è intenzionale. Clicchi insieme passi, decisioni, abbandoni e sottoprocessi. FlowVisual serve a misurare, non a documentare secondo norma. Per quello ci sono strumenti BPMN.

Sì. L’app funziona localmente su macOS e Windows, senza account e senza cloud. I Suoi file di processo rimangono sul Suo disco. Questo è rilevante se nel modello sono presenti quantità, tariffe e organico.

La modellazione, il salvataggio e i PDF sono gratuiti; il PDF riporta quindi un watermark e l’intestazione standard. Pro rimuove entrambi e aggiunge un proprio frontespizio, l’esportazione Word e posti per team — a partire da 199 € all’anno per un posto, 399 € per tre (prezzi lordi, periodo di prova nel checkout). Tramite l’App Store funziona come abbonamento annuale con una settimana gratuita.

Sì. L’esportazione PDF contiene il modello, le ipotesi, il prima-e-dopo e gli intervalli. Importante per la proposta: lasciare visibili le ipotesi. Un valore senza la sua ipotesi crolla alla prima domanda critica.

Sì, allora inizi dalla sezione 02. L'acquisizione in FlowVisual è progettata proprio per questo caso: durante l’appuntamento digiti una riga per ogni passaggio, ruolo e durata come marcatore nella stessa riga, e la catena si collega da sola. In alternativa inizi da uno dei sei modelli o faccia importare procedure esistenti — ogni proposta risultante riporta una citazione testuale e viene accettata singolarmente. Alla fine si ottiene un flusso che può essere calcolato. Ciò che segue sono i sette passaggi di questa guida.

Preferisce farlo in due?

In 20 minuti registriamo il Suo processo più costoso e facciamo insieme lo stress test, in diretta, con i Suoi numeri.

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