Il processo di offerta che resta bloccato nella progettazione
Un fornitore perde quattro giorni nel processo di offerta. Non per la preventivazione, ma per richieste di chiarimento causate da una richiesta incompleta.
Non è la preventivazione a rallentare, ma le richieste di chiarimento della progettazione. Un modulo con campi obbligatori all'ingresso risparmierebbe la metà dei tempi di attesa. Senza nuovo software.
4,6Giorni lavorativi
In 8 casi su 10 fra 1,8 e 11,2 giorni.
Technische Klärung
In 62 su 100 esecuzioni simulate questo passaggio è stato il collo di bottiglia.
41.000 €
All'anno. Stimato fra 32.000 € e 54.000 €.
26.000 €
All'anno. Stimato fra 18.000 € e 35.000 €.
Preparazione dell'offerta
- Settore
- Fornitore di macchine utensili
- Dimensione
- 45 Mitarbeitende
- Casi all'anno
- 550
- Tariffa a costo pieno
- 75 € / h
- Esecuzioni simulate
- 500
- Stato
- marzo 2026
Le vendite segnalano che le offerte «ci mettono troppo». Il sospetto interno: la preventivazione è troppo lenta. La preventivazione a sua volta dice che aspetta continuamente la progettazione.
Il processo comprende sei passaggi e quattro ruoli. 550 offerte all'anno, calcolate con un costo pieno di 75 € all'ora. Prima che qualcuno proponga un nuovo software, il flusso viene modellato e simulato in oltre 500 run.
Il flusso, come funziona davvero
Il processo, così come è stato modellato in FlowVisual. ↯ indica una discontinuità dei media — il punto in cui i dati vengono trasferiti a mano da un sistema al successivo.
| Passo | Ruolo | Sistema | Durata P10–P90 | Collo di bottiglia |
|---|---|---|---|---|
| 01Anfrage erfassen | Vertriebsinnendienst | CRM | 10–25 min | 2 % |
| 02Technische KlärungCollo di bottiglia | Konstruktion | E-Mail / Excel↯ | 60–240 min | 62 % |
| 03Kalkulation | Kalkulation | Excel↯ | 45–120 min | 11 % |
| 04Freigabe | Vertriebsleitung | 15–480 min | 19 % | |
| 05Angebot schreiben | Vertriebsinnendienst | Word / CRM↯ | 30–60 min | 4 % |
| 06Versand & Nachfassen | Vertrieb | CRM | 10–20 min | 2 % |
500 esecuzioni, una risposta univoca
Ogni grafico mostra Prima contro Dopo. I valori sono sulle barre — il colore è un secondo segnale, mai l’unico.
12
Angebote/Woche
34 %
1,8–11,2Giorni lavorativi
Technische Klärung — 62 %
La contabilizzazione dei costi non è il collo di bottiglia. Nel 62 % delle esecuzioni è la chiarificazione tecnica: la richiesta arriva incompleta, l'ufficio progettazione deve chiedere chiarimenti e la pratica resta ferma così a lungo.
L'ufficio progettazione lavora strutturalmente oltre la capacità (118 %). In un terzo dei giorni viene superato il limite di capacità. Non è un problema di motivazione, è aritmetica.
Il blocco dei costi non nasce dal lavoro stesso, ma dal lavoro di rifacimento su richieste incomplete: circa 550 ore all'anno che nessuno aveva pianificato.
Un modulo con campi obbligatori. Nessun nuovo software.
Il riflesso più ovvio sarebbe stato un sistema CPQ. La misurazione dice: non necessario. Il collo di bottiglia nasce all'ingresso, non nella lavorazione.
L'intervento consisterebbe in due modifiche: la registrazione della richiesta avrebbe campi obbligatori per le sei indicazioni che l'ufficio progettazione chiede comunque sempre. E la chiarificazione tecnica verrebbe spostata dalla casella di posta elettronica al CRM, in cui la pratica è già comunque presente.
La registrazione richiederebbe più tempo, 15 fino a 30 minuti invece di 10 fino a 25. Questo sarebbe voluto: il tempo all'ingresso è più economico del tempo nel collo di bottiglia.
Tempo di esecuzione in mediana minus 48 %
- Quanto dura
- 4,6 → 2,4 Giorni lavorativi
- Flusso
- 12 → 16
- Giorni oltre la capacità
- 34 % → 12 %
- Risparmio annuo
- 26.000 €
Il tempo di attraversamento al mediano si dimezza da 4,6 a 2,4 giorni. L'ufficio progettazione scende dal 118 % all'89 % di utilizzo, i giorni con superamento della capacità dal 34 % al 12 %.
Il collo di bottiglia non scompare, si sposta. Il nuovo collo di bottiglia più probabile è con il 35 % l'approvazione da parte della direzione vendite, prima nascosta sotto l'ufficio progettazione. Questo è l'esito normale di un'ottimizzazione, ed è il motivo per cui il metodo Flowrefy è un ciclo e non un progetto.
Chi volesse fare il passo successivo dovrebbe misurare di nuovo. Chi si fermasse a questo punto avrebbe comunque nel modello guadagnato 26.000 € all'anno e due giorni di tempo di attraversamento.
Che cosa questa analisi non può fare
Ogni misurazione ha dei limiti. Una misurazione che li nasconde è pubblicità.
- 01
Questa analisi è una Musteranalyse. Processo, ruoli e tempi sono costruiti su strutture tipiche delle medie imprese, non rilevati presso un cliente. Mostra come appare un’analisi. Non mostra cosa risulterebbe per la Sua azienda.
- 02
I tempi di lavorazione sono intervalli stimati, non misurazioni con cronometro. La simulazione calcola con distribuzioni triangolari tra P10 e P90.
- 03
Il tempo di attraversamento è calcolato in giorni lavorativi. Ferie, malattia e festività non sono modellate. I valori reali sono quindi piuttosto superiori che inferiori.
- 04
Tutti gli importi in euro si basano su un costo pieno di 75 €/h e 550 pratiche all'anno. Entrambe le grandezze sono ipotesi. Chi usa numeri diversi ottiene risultati diversi. Per questo è indicato l'intervallo, non il valore puntuale.
- 05
P10–P90 non è un’analisi del peggior caso. Nel 10 % dei casi dura più del valore P90.
Il Suo processo avrà un aspetto diverso.
Questa analisi è un modello. I Suoi numeri non lo sono. Con FlowVisual modelli il Suo processo e ottiene la stessa valutazione — sul Suo computer, con i Suoi valori.