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¿Se puede automatizar su proceso automatizar?

Evalúe el potencial de automatización de un proceso según 6 criterios y reciba recomendaciones concretas.

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Describir proceso

Nombre del proceso *

Breve descripción (opcional)

Evaluar criterios

Frecuencia

¿Con qué frecuencia se ejecuta este proceso?

Basado en reglas

¿Se basa el proceso en reglas claras o requiere decisiones discrecionales?

Disponibilidad de datos

¿En qué formato están los datos necesarios?

Estandarización

¿Qué grado de estandarización tiene el flujo del proceso?

Complejidad de la decisión

¿Qué tan complejas son las decisiones en el proceso?

Rupturas del sistema

¿Cuántos sistemas/herramientas diferentes están implicados?

Faltan 7 datos

Cómo se evaluó la comprobación

Seis criterios que determinan si la automatización es viable, además de una recomendación que también puede ser «no automatizar».

1. Un proceso, seis criterios

Frecuencia, sujeción a reglas, disponibilidad de datos, estandarización, complejidad de la decisión y número de sistemas implicados. Cada uno con cuatro respuestas escalonadas.

2. Evaluación ponderada

Los criterios tienen diferentes pesos. Un proceso diario, completamente basado en reglas y con datos digitales es distinto a una decisión esporádica discrecional en papel, aunque ambos se llamen «automatizables».

3. Recomendación con justificación

Un valor para el potencial, los criterios que lo reducen, una propuesta de categoría de herramienta y una estimación aproximada de cuándo el esfuerzo compensaría.

Cuatro procesos, cuatro respuestas

La comprobación es útil cuando desaconseja un proyecto. También se puede obtener aceptación sin herramienta.

Aprobación de facturas

Diario, basado en reglas, datos digitales, tres sistemas implicados. El caso clásico en el que las rupturas entre sistemas generan el esfuerzo, no la lógica.

Solicitud de vacaciones

Raro por persona, frecuente en conjunto, completamente basado en reglas. Aquí suele fallar no la idoneidad, sino la cuestión de quién mantiene la herramienta.

Gestión de reclamaciones

Cada caso es distinto, se necesita discrecionalidad, datos en parte en papel. Un valor bajo es el resultado correcto. Son automatizables pasos individuales, no el proceso entero.

Elaboración de ofertas

Partes estandarizadas y partes libres en el mismo flujo. El check separa ambos y muestra qué proporción está realmente en debate.

Límites de esta valoración

El check evalúa la idoneidad de un proceso, no la viabilidad económica de un proyecto. Si algo es rentable lo deciden sus costes, no seis criterios.

La alta idoneidad no es un encargo. Un proceso fácilmente automatizable que se ejecuta veinte veces al año sigue siendo mejor como está.
La estimación de esfuerzo es aproximada y no conoce su paisaje de sistemas. Una interfaz con un ERP evolucionado puede invalidar todo lo aquí indicado.
Se evalúa el proceso tal como usted lo describe. Quien automatiza un flujo que necesita revisión obtiene un proceso malo más rápido.

Preguntas frecuentes sobre automatización

¿Qué es un chequeo de automatización?

Una evaluación estructurada de si un proceso concreto es apto para la automatización. Sustituye la discusión «esto debería poder automatizarse» por seis criterios que pueden responderse y refutarse individualmente.

¿Qué criterios determinan la idoneidad?

Frecuencia, sujeción a reglas, disponibilidad de datos, estandarización, complejidad de decisión y número de sistemas implicados. Los tres primeros pesan más: lo que se ejecuta rara vez, requiere criterio o existe en papel, rara vez merece la pena.

¿Cómo se debe leer el valor?

Como un orden de prioridad, no como un porcentaje. Ayuda a comparar varios procesos entre sí. Un valor de 70 no significa que el 70 por ciento del trabajo desaparezca.

¿El check recomienda herramientas concretas?

Nombra una categoría (herramienta de flujo de trabajo, plataforma de integración, formulario, RPA), no un producto. Qué producto encaja depende de su paisaje de sistemas existente, y el check no lo conoce.

¿Cuándo no se debe automatizar?

Con baja frecuencia, con alta densidad de discrecionalidad, en procesos que están cambiando ahora y en procesos que de todos modos deberían revisarse. En esos casos la automatización consolida el estado actual.

¿Cuánto cuesta el uso?

Nada. Sin inicio de sesión, sin registro. La evaluación se realiza en el navegador y el resultado se puede guardar como PDF.

¿Listo para la implementación?

Le ayudamos con la automatización: desde el análisis hasta la implementación.

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