La incorporación en la que el escritorio queda vacío
Un proveedor de servicios logísticos prepara incorporaciones en cuatro ramas paralelas. Casi uno de cada tres nuevos no es operativo el primer día. No porque un rol esté sobrecargado, sino porque una puerta espera a la última rama.
Ningún paso cuesta más de media hora de trabajo, y aun así transcurren casi 15 días laborables hasta la plena disponibilidad operativa. Cuatro ramas corren en paralelo; solo está terminado quien haya completado las cuatro. Siempre cuenta el más lento.
14,6Días laborables
En 8 de 10 casos entre 10,7 y 21,7 días.
Ausrüstung beschaffen
En 75 de 100 ejecuciones simuladas, este paso fue el obstáculo.
35.000 €
Por año. Estimado entre 26.000 € y 47.000 €.
28.000 €
Por año. Estimado entre 19.500 € y 39.000 €.
Incorporación de nuevos empleados
- Sector
- Proveedor logístico
- Tamaño
- 240 Mitarbeitende
- Casos por año
- 180
- Tarifa de coste completo
- 58 € / h
- Ejecuciones simuladas
- 120.000
- Estado
- junio de 2026
Nuevas compañeras y nuevos compañeros se quedan el primer día sin equipo, sin acceso o sin instrucción. Recursos Humanos dice que lo comunica a tiempo. Compras dice que el proveedor necesita su tiempo. Seguridad y salud en el trabajo dice que la instrucción tiene lugar cada dos semanas. Los tres tienen razón.
180 incorporaciones al año, cinco pasos, cuatro roles, 58 € de coste total. Entre la firma del contrato y la incorporación acordada hay en el modelo de 8 a 35 días laborables. Se mide el tiempo desde la firma hasta la plena disponibilidad operativa, incluidas las cadenas de calendario: plazo de entrega del equipo, fecha de la instrucción de seguridad, reunión semanal de personal. Modelado y simulado en más de 120.000 ejecuciones.
El proceso, tal como realmente se ejecuta
El proceso, tal como se modeló en FlowVisual. ↯ marca una ruptura de medios — el punto en el que los datos se trasladan a mano de un sistema al siguiente.
| Paso | Rol | Sistema | Duración P10–P90 | Cuello de botella |
|---|---|---|---|---|
| 01Vertrag & Stammdaten | Personal | Papier / HR-System↯ | 20–45 min | 3 % |
| 02IT-Konto & Rechte | IT | Ticketsystem | 15–40 min | 0 % |
| 03Ausrüstung beschaffenCuello de botella | Einkauf | E-Mail / Lieferant↯ | 10–30 min | 75 % |
| 04Sicherheitsunterweisung | Arbeitssicherheit | Excel / Kalender↯ | 10–25 min | 21 % |
| 05Zugangsausweis | Personal | Papierformular↯ | 8–20 min | 1 % |
120.000 ejecuciones, una respuesta inequívoca
Cada gráfico muestra Antes contra Después. Los valores están en las barras — el color es una segunda señal, nunca la única.
5
Eintritte/Woche
63 %
10,7–21,7Días laborables
Ausrüstung beschaffen — 75 %
El tiempo de tramitación de los cinco pasos juntos no llega a dos horas. El tiempo de recorrido tiene una mediana de 14,6 días laborables. Entre estos dos números no hay un responsable sobrecargado, sino tiempo de espera, y mayoritariamente espera en calendario: el plazo de entrega del equipo, el ritmo quincenal de la instrucción, la ronda semanal de RR. HH.
En el 75 % de las ejecuciones, la adquisición del equipo es la rama vinculante. Es la única cuyo final lo determina un proveedor. Esta rama necesita una mediana de 9,5 días; el trabajo en ella dura de 10 a 30 minutos.
Ningún puesto está por encima del 69 % de ocupación. Aun así, en el 63 % de los días laborables hay al menos en un puesto más trabajo pendiente del que puede completar en un día. Esto no es una contradicción, sino la diferencia entre ocupación y atraso: la ocupación es una media mensual, el atraso es el martes por la mañana.
El precio se paga el primer día: el 30 % de las incorporaciones no está completamente operativo en la fecha acordada. De media se pierde casi un día laborable por incorporación antes de que alguien improvise.
La equipación proviene del almacén, no del proveedor.
El reflejo habría sido una herramienta de incorporación con listas de verificación y recordatorios. La medición dice: el problema no es una tarea olvidada, sino un plazo de entrega. Los recordatorios no aceleran a un transportista.
La intervención consistiría en un único cambio: para los tres puestos estándar se mantendría un pequeño stock y se entregaría en el momento del ingreso, en lugar de pedir por cada incorporación. La rama pasaría de 9,5 a 1,0 días.
Por lo demás, todo seguiría igual: las mismas funciones, los mismos sistemas, el mismo ritmo de instrucción.
Tiempo de recorrido en la mediana minus 25 %
- Cuánto tiempo dura
- 14,6 → 10,9 Días laborables
- Rendimiento
- 5 → 6
- Días por encima de la capacidad
- 63 % → 58 %
- Ahorro por año
- 28.000 €
La rama más cara desaparecería casi por completo, de 9,5 a 1,0 días, es decir, un 89 %. La mediana del tiempo de recorrido bajaría de 14,6 a 10,9 días, un 26 %. Nueve décimas de la rama eliminadas, un cuarto del tiempo ganado.
Esto no es una decepción, sino aritmética. Cuatro ramas corren en paralelo, y la fecha se cumple sólo cuando las cuatro se completan. Quien acorta la más larga recibe la segunda más larga: la instrucción de seguridad tiene lugar cada diez días laborables y después sería la rama vinculante en el 65 % de las ejecuciones. Antes era el 21 %.
El rendimiento económico, sin embargo, no está en los días, sino en el primer día: la proporción de incorporaciones que no comienzan operativas bajaría del 30 % al 9 %, el tiempo ocioso por incorporación de 0,96 a 0,18 días laborables.
Quien quisiera ir más lejos no necesitaría compras ni herramienta, sino una segunda fecha de instrucción al mes. Esto también es una cuestión de calendario, no de capacidad. Por eso habría que medir de nuevo antes.
Lo que este análisis no puede hacer
Cada medición tiene límites. Una medición que los oculta es publicidad.
- 01
Este análisis es un análisis de ejemplo. Proceso, funciones y tiempos están construidos a partir de estructuras típicas de medianas empresas, no recogidos en un cliente. Muestra cómo es un análisis. No muestra lo que saldría en su organización.
- 02
El tiempo de paso incluye las cadenas del calendario: la reunión semanal de personal, el plazo de entrega del equipo, el ciclo quincenal de la instrucción de seguridad y la producción del carné. Constituyen la mayor parte de los casi 15 días; la tramitación pura suma menos de dos horas. Quien calcule el mismo proceso sin calendarios (solo tiempo de tramitación más cola, como la plantilla FlowVisual incluida) obtiene en la mediana algo más de un día en lugar de 14,6. Ambos cálculos son correctos y responden a preguntas distintas: uno, cuánto tarda la operación; el otro, cuánto dura el trabajo.
- 03
«Días por encima de la capacidad» significa aquí: en tantos días laborables al cierre hay al menos en un rol más trabajo pendiente del que ese rol puede hacer en un día. No significa que alguien haya hecho horas extra.
- 04
El tiempo ocioso del primer día se valora en el 45 % de una jornada laboral y se limita tras cinco días. Nadie permanece una semana inactivo. Ambas suposiciones están fijadas, no medidas; la contabilidad de costes las refleja como un rango del 25 % al 60 %.
- 05
El plazo entre firma e incorporación se modela como una distribución triangular de 8 a 35 días laborables. Quien contrate antes no tiene este problema y no necesita esta intervención.
- 06
El capital inmovilizado y el espacio de almacén para el inventario de equipo no se compensan en el ahorro. Ambos dependen del equipamiento que se elija.
- 07
«Rendimiento» es aquí el límite superior que permite el rol más restringido, no la cantidad que realmente se produce. Esta es de 3,6 entradas por semana.
- 08
P10–P90 no es una consideración del peor caso. En el 10 % de los casos dura más que el valor P90.
Su proceso se verá diferente.
Este análisis es un ejemplo. Sus cifras no lo son. Con FlowVisual modele su propio proceso y obtendrá la misma evaluación — en su equipo, con sus valores.